VPCP tập huấn sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc trên Ipad

Bộ trưởng, Chủ nhiệm VPCP Mai Tiến Dũng và lãnh đạo các đơn vị thuộc VPCP được hướng dẫn sử dụng phần mềm. Ảnh: VGP/Thu Hà

Tham dự Khoá tập huấn có lãnh đạo VPCP, lãnh đạo các Vụ, Cục, đơn vị của Văn phòng Chính phủ (VPCP).

Tại buổi họp triển khai, Bộ trưởng, chủ nhiệm VPCP Mai Tiến Dũng cho biết, triển khai văn phòng không giấy tờ với tinh thần VPCP tiên phong thực hiện, trong đó có việc gửi nhận văn bản là bước đi đầu của quá trình xây dựng Chính phủ điện tử. Đây được coi là nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu.

Bằng việc đưa ra một lộ trình rõ ràng, với các nhiệm vụ, các đầu việc cụ thể, Bộ trưởng, Chủ nhiệm VPCP nhấn mạnh: “Về lộ trình, cách làm, VPCP phải đi trước, thay đổi cách làm và phải gương mẫu làm tốt, làm đâu được đấy, làm đâu chắc đấy, không làm hình thức, lấy hiệu quả là mục tiêu phấn đấu. Tinh thần xây dựng Chính phủ điện tử là nhìn rộng, làm nhanh nhưng bắt đầu từ những cái nhỏ nhất".

Từ những năm 2012, VPCP đã và đang sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc (QLVB&HSCV). Cho đến nay, VPCP là đơn vị đầu tiên ứng dụng thành công ký số có tích hợp chứng thư của Ban Cơ yếu trong công tác xử lý văn bản, đặc biệt là bản tích hợp ký số trên SIM, sử dụng phiên bản App Mobile và Viettel là đơn vị cùng đồng hành với VPCP trong quá trình hiện thực hóa một VPCP không giấy tờ.

Hệ thống QLVB&HSCV triển khai trong nội bộ VPCP phục vụ cho các Vụ, Cục, đơn vị, gần 600 người dùng tham gia vào hệ thống: Văn thư; chuyên viên; lãnh đạo đơn vị; lãnh đạo VPCP; các thư ký của lãnh đạo VPCP; các thư ký, trợ lý của lãnh đạo Chính phủ.

Tính đến thời điểm hiện tại Hệ thống QLVB & HSCV đã xử lý hơn 700.000 văn bản đến và gần 100.000 văn bản phát hành. Hệ thống còn cung cấp các công cụ hữu ích giúp cho lãnh đạo VPCP có thể theo dõi, giám sát, đôn đốc thực hiện công việc.

Phiên bản mobile của Viettel giúp người dùng có thể xử lý văn bản, trong mọi tình huống, ngay trong cuộc họp hay trong chuyến công tác, hỗ trợ mọi lúc mọi nơi, giúp người dùng chủ động, tiết kiệm thời gian giải quyết công việc, tiết kiệm chi phí in ấn phục vụ cho việc tra cứu xác thực hồ sơ đính kèm. Phiên bản này cũng rất đặc biệt, hỗ trợ đầy đủ các module quan trọng nhất cho lãnh đạo Chính phủ, lãnh đạo VPCP xử lý công việc, cho phép sử dụng đăng nhập bảo mật bằng vân tay với các chức năng chính.

Theo đó, từ khâu quản lý văn bản đến và phân công xử lý văn bản: Lãnh đạo đơn vị có thể tiếp nhận và phân cho chuyên viên xử lý ngay lập tức, giúp đẩy nhanh tiến độ xử lý văn bản. Từ  quản lý phiếu trình đến ký phê duyệt phiếu trình: Lãnh đạo sẽ nhận được SMS khi cấp dưới trình ký, và có thể xử lý, ký duyệt văn bản mọi lúc mọi trong vòng 30s.

Từ  quản lý phiếu phối hợp đến việc phân công xử lý và phê duyệt phiếu phối hợp: Việc tra cứu, nhân bản hồ sơ công việc trở nên dễ dàng, nhanh chóng, không cần in ấn toàn bộ hồ sơ như cách làm truyền thống.

Đối với việc quản lý văn bản phát hành, Lãnh đạo có thể tìm kiếm, chia sẻ văn bản ngay lập tức trong trường hợp cần thiết. Đối với việc quản lý thư điện tử nội bộ, việc tiếp nhận các tài liệu, thông tin phục vụ cuộc họp thuận lợi và an toàn, thao tác trực tiếp trên Mobile mọi lúc mọi nơi, mọi thời điểm.

Tại Khoá tập huấn, Tập đoàn Viettel đã tổ chức bàn giao Ipad cho các đồng chí Lãnh đạo Chính phủ, Lãnh đạo VPCP, Trợ lý, Thư ký Lãnh đạo Chính phủ, Thư ký Bộ trưởng, Chủ nhiệm, Lãnh đạo các Vụ, Cục, Cổng Thông tin điện tử Chính phủ,.. đồng thời thực hiện đào tạo, hướng dẫn sử dụng cho các đồng chí lãnh đạo.

Ngày 15/8/2018, hệ thống chính thức đưa vào sử dụng cùng với các phiên bản mới với kỳ vọng sẽ mang lại sự thay đổi và những hiệu quả rõ rệt, hiện thực hóa chủ trương VPCP không giấy tờ.

Thu Hà