Việc đặt in, sử dụng hóa đơn của công ty có nhiều chi nhánh

Bà Võ Minh Huệ (Ba Đình, Hà Nội), email: minhhuevo@yahoo.com.vn, công tác tại một công ty có nhiều chi nhánh sản xuất, kinh doanh tại các tỉnh và thành phố khác nhau, mỗi chi nhánh đều có mã số thuế riêng. Khi thiết kế hóa đơn, Công ty đã tự thiết kế in logo, tên công ty, mã số thuế của công ty vào phía trên cùng bên trái.

Bà Huệ đề nghị được giải đáp một số thắc mắc về việc hóa đơn tự in, cụ thể:

- Khi xuất hóa đơn cho các chi nhánh sử dụng, các chi nhánh chỉ cần đóng dấu tên chi nhánh, mã số thuế chi nhánh, địa chỉ chi nhánh vào bên cạnh được không? Tại chỗ đóng dấu có cần in sẵn tiêu đề: tên, địa chỉ, mã số thuế hay để trống để có thể đóng dấu tên chi nhánh?

- Các chi nhánh dùng hóa đơn của Công ty khi làm thủ tục thông báo với cơ quan thuế có cần mang theo hóa đơn mẫu không? Hóa đơn mẫu có cần đóng dấu tên chi nhánh sử dụng không?

- Thủ tục thông báo khi nhiều chi nhánh sử dụng hóa đơn của Công ty?

Các câu hỏi của bà Huệ được Tổng cục Thuế - Bộ Tài chính giải đáp như sau:

Tên tổ chức phải được in sẵn trên hóa đơn

Về hình thức hóa đơn, tại Khoản 2, Điều 8 Chương II Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn tạo hóa đơn đặt in quy định, hóa đơn đặt in được in ra dưới dạng mẫu in sẵn phải có các tiêu thức đảm bảo khi lập hóa đơn có đầy đủ nội dung bắt buộc theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 4 Thông tư này.

Tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh đặt in hóa đơn phải in sẵn tên, mã số thuế vào tiêu thức "tên, mã số thuế người bán" trên tờ hóa đơn.

Trường hợp tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh đặt in hóa đơn cho các đơn vị trực thuộc thì tên tổ chức kinh doanh phải được in sẵn phía trên bên trái của tờ hóa đơn. Các đơn vị trực thuộc đóng dấu hoặc ghi tên, mã số thuế, địa chỉ vào tiêu thức "tên, mã số thuế, địa chỉ người bán hàng" để sử dụng.

Theo Điều 9, Chương II Thông tư 153/2010/TT-BTC trên, thông báo phát hành hóa đơn bao gồm: Tên đơn vị phát hành hóa đơn, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hóa đơn phát hành, hóa đơn mẫu, tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hóa đơn (đối với hóa đơn đặt in), ngày lập Thông báo phát hành, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.

Hóa đơn mẫu là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn giao cho người mua loại được phát hành, có số hóa đơn là một dãy các chữ số 0 và in hoặc đóng chữ "Mẫu" trên tờ hóa đơn.

Từng chi nhánh gửi thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp

Tổng cục Thuế cho biết, thông báo phát hành hóa đơn phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 5 ngày trước khi tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành.

Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức thì từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi Thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Như vậy, căn cứ các quy định nêu trên, Tổng cục Thuế hướng dẫn, trường hợp chi nhánh sử dụng hóa đơn do Công ty đặt in nếu hóa đơn chưa in sẵn "tên, mã số thuế, địa chỉ" của chi nhánh vào tiêu thức "tên, mã số thuế, địa chỉ người bán hàng" thì chi nhánh phải đóng dấu hoặc ghi đầy đủ 3 tiêu chí trên để sử dụng.

Trường hợp chi nhánh đặt tại nhiều địa bàn tỉnh và thành phố khác nhau, trước khi sử dụng hóa đơn do Công ty đặt in thì từng chi nhánh phải lập Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Thông báo phát hành hóa đơn gồm đầy đủ các nội dung theo hướng dẫn nêu trên. Hóa đơn mẫu phải thể hiện đầy đủ tiêu thức trên liên của hóa đơn giao cho người mua như con dấu chi nhánh,... Công ty không phải thông báo với cơ quan thuế về việc sử dụng hóa đơn của các chi nhánh.

Cổng TTĐT Chính phủ trân trọng cảm ơn Tổng cục Thuế - Bộ Tài chính đã có văn bản hướng dẫn công dân qua Cổng TTĐT Chính phủ.

Ban Bạn đọc