Ban quản trị hết nhiệm kỳ, quản lý vận hành chung cư thế nào?

Tại nhà chung cư nơi ông Lê Đức Công (Hà Nội) sinh sống, Ban quản trị đã ký hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành với một đơn vị quản lý vận hành. Hợp đồng này hết hạn vào ngày 31/7/2026. Theo nội dung hợp đồng, các bên có thể gia hạn hợp đồng thêm 01 tháng.

Hiện nay đơn vị quản lý vận hành và một số thành viên Ban quản trị đề xuất tiếp tục gia hạn thời gian thực hiện hợp đồng trong 03 tháng, với lý do thời gian đang cận kề nhưng chưa tổ chức được Hội nghị nhà chung cư bất thường bầu Ban quản trị nhiệm kỳ mới và lựa chọn đơn vị vận hành, cũng như cần có thời gian chuyển tiếp và tiếp tục duy trì hoạt động vận hành của nhà chung cư.

Đơn vị này cũng đề xuất Ban quản trị thực hiện việc lấy ý kiến cư dân bằng phiếu; nếu có trên 50% ý kiến đồng ý thì Ban quản trị sẽ đại diện ký phụ lục gia hạn hợp đồng 03 tháng.

Đồng thời, đơn vị quản lý vận hành có đề xuất sử dụng nguồn thu hợp pháp từ quảng cáo tại nhà chung cư để chi trả, bù đắp một số chi phí phát sinh trong quá trình vận hành tiếp theo, ví dụ như giá vận chuyển rác tăng, giá điện tăng và các chi phí vận hành khác.

Vấn đề phát sinh là Ban quản trị đương nhiệm hết nhiệm kỳ vào ngày 17/8/2026. Theo ông Công được biết, khoản 5 Điều 148 Luật Nhà ở năm 2023 quy định trường hợp Ban quản trị nhà chung cư chấm dứt hoạt động mà Ban quản trị mới chưa được công nhận thì UBND cấp xã nơi có nhà chung cư thực hiện trách nhiệm của Ban quản trị cho đến khi công nhận Ban quản trị mới.

Từ tình huống nêu trên, ông Công đề nghị cơ quan có thẩm quyền giải đáp các nội dung sau:

(1) Khi hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư hết hạn vào ngày 31/7/2026 và hợp đồng chỉ ghi nhận khả năng gia hạn thêm 01 tháng, Ban quản trị có được căn cứ vào phiếu lấy ý kiến cư dân để ký phụ lục gia hạn hợp đồng 03 tháng hay không?

(2) Việc lấy ý kiến cư dân bằng phiếu, nếu đạt trên 50% ý kiến đồng ý, có thể thay thế cho nghị quyết của Hội nghị nhà chung cư trong việc quyết định tiếp tục ký hợp đồng với đơn vị quản lý vận hành, gia hạn hợp đồng quản lý vận hành, hoặc thay đổi phương án tài chính vận hành hay không?

(3) Trong trường hợp Ban quản trị hết nhiệm kỳ vào ngày 17/8/2026, Ban quản trị đương nhiệm có được ký phụ lục gia hạn hợp đồng quản lý vận hành có thời hạn kéo dài sau ngày hết nhiệm kỳ của Ban quản trị hay không? Nếu được thì điều kiện, giới hạn thẩm quyền và trình tự thực hiện như thế nào?

(4) Trường hợp Ban quản trị hết nhiệm kỳ nhưng Ban quản trị mới chưa được công nhận, việc duy trì hoạt động quản lý vận hành nhà chung cư trong giai đoạn chuyển tiếp sẽ do Ban quản trị cũ tiếp tục thực hiện hay do UBND cấp xã nơi có nhà chung cư thực hiện trách nhiệm của Ban quản trị theo khoản 5 Điều 148 Luật Nhà ở năm 2023?

(5) Việc sử dụng nguồn thu hợp pháp từ quảng cáo tại nhà chung cư để chi trả hoặc bù đắp chi phí quản lý vận hành như chi phí vận chuyển rác, chi phí điện tăng và các chi phí vận hành khác có bắt buộc phải được Hội nghị nhà chung cư thông qua hay không? Ban quản trị có được tự quyết định sử dụng nguồn thu này nếu chỉ có phiếu lấy ý kiến cư dân đồng ý hay không?

(6) Trong trường hợp nêu trên, nhà chung cư có bắt buộc phải tổ chức Hội nghị nhà chung cư bất thường hoặc Hội nghị nhà chung cư để bầu Ban quản trị nhiệm kỳ mới và quyết định phương án lựa chọn, tiếp tục ký hoặc mời thầu đơn vị quản lý vận hành hay không?

Bộ Xây dựng trả lời vấn đề này như sau:

Về hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư

Điều 29 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư (ban hành kèm theo Thông tư số 05/2024/TT-BXD ngày 31/7/2024 đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 09/2025/TT-BXD ngày 13/6/2025 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng) quy định chi tiết một số điều của Luật Nhà ở (Quy chế số 05) đã quy định về hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư, trong đó có quy định:

"Trường hợp ký hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành theo nhiệm kỳ của Ban quản trị nhưng Ban quản trị mới chưa được thành lập và chưa được công nhận thì đơn vị quản lý vận hành tiếp tục thực hiện việc quản lý vận hành đến khi Ban quản trị mới được công nhận và ký hợp đồng với đơn vị quản lý vận hành mới, trừ trường hợp thuộc diện đơn phương chấm dứt hợp đồng do một hoặc các bên vi phạm nội dung thuộc diện chấm dứt hợp đồng".

Điểm d khoản 1 Điều 16 Quy chế số 05 đã quy định Hội nghị nhà chung cư bất thường xem xét, quyết định nội dung: "Ban quản trị đề nghị thay thế đơn vị quản lý vận hành hoặc đề nghị điều chỉnh giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư".

Khoản 2 Điều 17 Quy chế số 05 đã quy định Hội nghị nhà chung cư thường niên quyết định các nội dung trong đó có việc tiếp tục ký hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành với đơn vị đang thực hiện quản lý vận hành nhưng hết hạn hợp đồng.

Khoản 3 Điều 18 Quy chế số 05 đã quy định việc biểu quyết tại Hội nghị nhà chung cư. Trong đó có quy định: "Các quyết định của Hội nghị nhà chung cư được thông qua theo nguyên tắc đa số phiếu biểu quyết của các chủ sở hữu, người sử dụng tham dự Hội nghị nhà chung cư".

Việc tổ chức Hội nghị nhà chung cư để bầu Ban quản trị mới và trách nhiệm của UBND cấp xã

Khoản 3 Điều 19 Quy chế số 05 quy định: "Ban quản trị quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này có nhiệm kỳ hoạt động 03 năm, kể từ ngày có quyết định công nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã và được bầu lại tại Hội nghị nhà chung cư thường niên của năm cuối nhiệm kỳ, trừ trường hợp phải họp Hội nghị nhà chung cư bất thường để bầu thay thế Ban quản trị do bị miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm khi chưa hết nhiệm kỳ theo quy định tại Điều 26 của Quy chế này".

Điểm a khoản 3 Điều 26 Quy chế số 05 quy định: "Trường hợp bầu thay thế Ban quản trị hoặc bầu thay thế Trưởng ban hoặc Phó ban quản trị thì phải tổ chức Hội nghị nhà chung cư bất thường để quyết định theo quy định tại Điều 16 của Quy chế này hoặc Hội nghị thường niên tại Điều 17 của Quy chế này để quyết định;…".

Khoản 5 Điều 16 Quy chế số 05 đã quy định các trường hợp mà UBND cấp xã có trách nhiệm tổ chức Hội nghị nhà chung cư bất thường.

Khoản 5 Điều 148 Luật Nhà ở năm 2023 quy định: "Trong trường hợp Ban quản trị nhà chung cư chấm dứt hoạt động mà Ban quản trị nhà chung cư mới chưa được công nhận thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà chung cư thực hiện trách nhiệm của Ban quản trị nhà chung cư cho đến khi công nhận Ban quản trị nhà chung cư mới".

Việc sử dụng nguồn thu từ khai thác dịch vụ đối với phần sở hữu chung

Khoản 4 Điều 153 Luật Nhà ở năm 2023 quy định: "Trường hợp nhà chung cư có nguồn thu từ việc khai thác dịch vụ đối với phần sở hữu chung thì phải nộp vào tài khoản kinh phí bảo trì do Ban quản trị nhà chung cư quản lý hoặc người được giao quản lý tài khoản kinh phí bảo trì đối với trường hợp không bắt buộc thành lập Ban quản trị nhà chung cư để bảo trì nhà chung cư. Nguồn thu quy định tại khoản này và lãi phát sinh từ tiền gửi kinh phí bảo trì được sử dụng vào việc bảo trì nhà chung cư".

Luật Nhà ở năm 2023 đã quy định nguồn thu từ khai thác dịch vụ đối với phần sở hữu chung nhà chung cư phải nộp vào tài khoản kinh phí bảo trì.

Do vậy, đề nghị ông Công căn cứ các quy định nêu trên nghiên cứu thực hiện theo quy định.

Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc liên quan đến các quy định của pháp luật về nhà ở, đề nghị ông liên hệ với Sở Xây dựng TP. Hà Nội là cơ quan quản lý nhà nước về lĩnh vực nhà ở trên địa bàn TP. Hà Nội để được hướng dẫn, giải quyết theo thẩm quyền.

Chinhphu.vn