Chữ ký trong hồ sơ nộp Kho bạc Nhà nước để làm cơ sở kiểm soát thanh toán phải là chữ ký trực tiếp bằng bút mực

Điều 2 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư quy định như sau:

Khoản 2: "Bản gốc văn bản" là bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt;

Khoản 3: "Bản chính văn bản" là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành. Bản chính có thể được làm thành nhiều bản có giá trị như nhau;

Khoản 4: "Bản sao y bản chính" là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.

Liên quan đến hoạt động kế toán, xuất phát từ mức độ quan trọng của hoạt động này, Khoản 1, Điều 20 Luật Kế toán (số 03/2003/QH 11 ngày 17/6/2003) quy định: "Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực". Điều này có nghĩa là chữ ký trên chứng từ kế toán phải là chữ ký trực tiếp bằng bút mực chứ không thể là chữ ký phôtô hoặc dưới các hình thức khác.

Theo quy định của Thông tư số 27/2007/TT/BTC ngày 3/4/2007 hướng dẫn về quản lý, thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nước, tại Phần B, Mục II quy định về tài liệu cơ sở của dự án thì "tài liệu cơ sở của dự án đều là bản chính hoặc bản sao y bản chính..."

Trên cơ sở các căn cứ pháp lý nêu trên, các tài liệu mà cơ quan, doanh nghiệp gửi đến Kho bạc Nhà nước để Kho bạc thực hiện việc kiểm soát thanh toán phải là bản chính hoặc bản sao y bản chính theo quy định của pháp luật hiện hành.

Về việc "Hợp đồng có chữ ký phôtô, dấu đỏ được coi là bản gốc hay không?". Như đã nêu, bản gốc văn bản là bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt. Như vậy, hợp đồng có chữ ký phôtô không phải là bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt. Vì thế, hợp đồng có chữ ký phôtô, dấu đỏ không được coi là bản gốc.

 Ban Bạn đọc - Đối ngoại