Đề xuất thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của NHNN

Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của NHNN gồm hai mức: Bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn - Ảnh minh họa

NHNN cho biết, Thông tư số 43/2011/TT-NHNN ngày 20/12/2011 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu trong ngành ngân hàng nhằm hướng dẫn Pháp lệnh Lưu trữ trong việc xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu. Tuy nhiên, có nhiều văn bản quy phạm pháp luật sau đó đã được ban hành: Luật Lưu trữ và một số văn bản liên quan khác ra đời.

Vì vậy, trên thực tế, việc xác định thời hạn bảo quản vừa thực hiện theo Thông tư số 43, vừa phải thực hiện theo Luật Lưu trữ và các văn bản liên quan khác (Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, Nghị định số 174/2016/NĐ-CP, Nghị định số 30/2018/NĐ-CP, Thông tư số 02/2019/TT-BNV,…) gây khó khăn trong việc triển khai công tác xác định giá trị tài liệu, xác định thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ.

Trong quá trình hoạt động, có nhiều loại hồ sơ mới phát sinh nhưng chưa có trong bảng thời hạn bảo quản như: Tài liệu phát sinh trong quản lý hoạt động tín dụng, chính sách tiền tệ, các nghiệp vụ ngân hàng Trung ương, về thẩm định các dự án đầu tư, tài liệu liên quan đến quản lý hoạt động ngoại hối, tài liệu kế toán, tài liệu về giám định tư pháp, tài liệu trong lĩnh vực bảo vệ bí mật Nhà nước…

Vì các yêu cầu nêu trên, cần thiết phải xây dựng Thông tư quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của NHNN để thay thế Thông tư số 43/2011/TT-NHNN.

Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu

Dự thảo Thông tư nêu rõ, khi xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu phải đảm bảo các yêu cầu mức xác định thời hạn bảo quản cho mỗi hồ sơ, tài liệu cụ thể không được thấp hơn mức quy định tại Thông tư này và các quy định của pháp luật có liên quan.

Trường hợp trong thực tế có những hồ sơ, tài liệu chưa được quy định tại Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu, đơn vị có thể vận dụng các mức thời hạn bảo quản của các nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng trong Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu để xác định.

Bên cạnh đó, dự thảo cũng nêu rõ bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu được dùng làm căn cứ để xác định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của NHNN.

Thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu hình hành trong hoạt động của NHNN được quy định gồm hai mức: Bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn được quy định bằng số năm cụ thể, như sau:

a- Bảo quản vĩnh viễn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử khi đến hạn theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Khi lựa chọn tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, phải xem xét mức độ đầy đủ của khối (phông) tài liệu, đồng thời lưu ý đến những giai đoạn, thời điểm lịch sử để có thể nâng mức thời hạn bảo quản của tài liệu lên cao hơn so với mức quy định.

b- Bảo quản có thời hạn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết thời hạn bảo quản sẽ được thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, đơn vị xem xét, đánh giá lại để quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra để tiêu hủy. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được thực hiện theo quy định của Nhà nước và NHNN về lưu trữ.

Mời bạn đọc xem toàn văn dự thảo và góp ý tại đây.

Minh Đức