Đề xuất tổ chức giải quyết công tác lãnh sự

Dự thảo Thông tư này quy định việc tổ chức giải quyết công tác liên quan đến cấp phát giấy tờ, giải quyết thủ tục hành chính về lãnh sự (gọi tắt là "công tác lãnh sự") tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và các Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự, cơ quan khác được uỷ quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (gọi là Cơ quan đại diện). 

Về thẩm quyền ký giấy tờ lãnh sự ở trong nước, dự thảo nêu rõ, Cục trưởng Cục Lãnh sự có thẩm quyền ký các loại giấy tờ, văn bản sau: Ký cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ; ký công hàm gửi Cơ quan đại diện nước ngoài; ký cấp thị thực, gia hạn tạm trú cho người nước ngoài thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao; ký cấp phép hạ cánh và cất cánh cho chuyên cơ nước ngoài chở khách mời của Đảng, Nhà nước và chuyến bay làm nhiệm vụ hộ tống hoặc tiền trạm cho chuyến bay chuyên cơ đó thực hiện hoạt động bay dân dụng tại Việt Nam…

Thẩm quyền ký giấy tờ lãnh sự ở ngoài nước: Người đứng đầu Cơ quan đại diện có thẩm quyền ký cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung các loại hộ chiếu, giấy thông hành; ký công hàm gửi Cơ quan nước ngoài; ký cấp các loại thị thực; ký cấp giấy miễn thị thực; ký công chứng, chứng thực, chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ, tài liệu; ký giấy tờ về hộ tịch, quốc tịch và các công văn, giấy tờ khác liên quan đến công tác lãnh sự theo quy định của pháp luật.

Quy trình cấp các giấy tờ lãnh sự

Việc cấp các giấy tờ lãnh sự tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện được thực hiện theo quy trình gồm một số hoặc đầy đủ các bước tiếp nhận hồ sơ, xử lý hồ sơ, trả kết quả và lưu trữ, cụ thể như sau:

Bước tiếp nhận hồ sơ gồm các khâu kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ; cấp giấy biên nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả; cấp biên nhận dự thu hoặc biên lai thu phí, lệ phí; hướng dẫn bổ sung hồ sơ đối với trường hợp chưa đủ điều kiện giải quyết; từ chối tiếp nhận hồ sơ đối với trường hợp không đủ điều kiện giải quyết; chuyển hồ sơ đủ điều kiện giải quyết cho bộ phận xử lý.

Bước xử lý hồ sơ gồm các khâu đề xuất hướng giải quyết; duyệt ý kiến đề xuất; kiểm tra, xác minh trong trường hợp cần thiết; nhập liệu, viết, in ấn, đóng dấu nghiệp vụ; trình ký, ký cấp; đóng dấu quốc huy; chuyển hồ sơ đã xử lý cho bộ phận trả kết quả.

Bước trả kết quả gồm các khâu kiểm tra lần cuối hồ sơ đã xử lý (thông tin xử lý, phí/ lệ phí); trả giấy tờ, yêu cầu người nhận kết quả ký nhận hoặc trả lại phiếu biên nhận; chuyển hồ sơ cho bộ phận lưu trữ hồ sơ. Riêng đối với hồ sơ đăng ký hộ tịch (khai sinh, kết hôn…), việc trả kết quả được thực hiện theo quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật liên quan.

Bước lưu trữ gồm các khâu sắp xếp, vào sổ hoặc in danh sách từ phần mềm nghiệp vụ lãnh sự, lưu trữ hồ sơ đã giải quyết theo loại công việc, thủ tục và thứ tự thời gian giải quyết.

Việc thu phí, lệ phí có thể được thực hiện tại bước tiếp nhận hồ sơ hoặc trả kết quả cấp các giấy tờ lãnh sự cho cá nhân, tổ chức và được thông báo, niêm yết công khai tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả hoặc theo quy định.

Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám đốc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Người đứng đầu Cơ quan đại diện tổ chức thực hiện quy trình cấp giấy tờ lãnh sự phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan và quy định tại Thông tư này.

Đảm bảo một người không giải quyết toàn bộ công việc như một quy trình khép kín

Theo dự thảo, nguyên tắc thực hiện công tác lãnh sự là mỗi cán bộ xử lý chịu trách nhiệm một hoặc một số khâu của quy trình cấp giấy tờ lãnh sự. Ở những nơi số lượng công việc lãnh sự không nhiều hoặc không đủ cán bộ để phụ trách từng khâu thì một người có thể thực hiện nhiều khâu thuộc các bước của quy trình cấp giấy tờ lãnh sự nhưng phải đảm bảo một người không giải quyết toàn bộ công việc như một quy trình khép kín; người viết hoá đơn không đồng thời là người thu tiền; người ký không đồng thời là người giữ và đóng dấu quốc huy; người ký không đồng thời là người quản lý ấn phẩm trắng lãnh sự.

Các khâu đề xuất hướng giải quyết, duyệt ý kiến đề xuất, kiểm tra, xác minh, trình ký, ký cấp của bước xử lý hồ sơ quy định phải do công chức Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh hoặc viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện thực hiện.

Người được ký các giấy tờ lãnh sự không được ký giấy tờ lãnh sự về hộ tịch, công chứng, chứng thực có liên quan trực tiếp đến bản thân hoặc người thân thích theo quy định trong từng lĩnh vực liên quan.

Mời bạn đọc xem toàn văn dự thảo và góp ý tại đây.

Khánh Linh