Giải đáp về cấp bản sao và chứng thực bản sao

Hiện nay cũng có rất nhiều giấy tờ, văn bản của các tổ chức không có chữ ký trực tiếp, trong khi cán bộ làm công tác chứng thực rất khó xác định là người có thẩm quyền có ký vào văn bản đó hay không. Vậy, đối với những trường hợp này, UBND phường có thể từ chối sao y theo Nghị định 79/2007/NĐ-CP không (vì không xác định được chính xác bản chính)? 

Về vấn đề này, Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh trả lời như sau:

Theo quy định tại khoản 1 Điều 1 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư thì bản sao văn bản được cấp theo quy định về văn thư gồm bản sao y bản chính văn bản, bản trích sao văn bản và bản sao lục văn bản. Việc cấp các loại bản sao này được thực hiện từ bản chính của các văn bản mà cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân đang lưu giữ theo chế độ văn thư.

Khoản 5 Điều 2 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP thì quy định, chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền (UBND cấp xã, Phòng Tư pháp cấp huyện, các tổ chức hành nghề công chứng...) căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Bản chính này do người yêu cầu chứng thực xuất trình và chịu trách nhiệm về tính chính xác và tính hợp pháp của các giấy tờ mà họ xuất trình khi yêu cầu chứng thực. Việc chứng thực bản sao từ bản chính này khác với việc cấp bản sao theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.

Tại Điều 16 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP thì những trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính gồm:

- Bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo.

- Bản chính đã bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt hoặc đã bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung.

- Bản chính không được phép phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng theo quy định của pháp luật.

- Đơn, thư và các giấy tờ do cá nhân tự lập không có chứng nhận, chứng thực hoặc xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

- Các giấy tờ, văn bản khác mà pháp luật quy định không được sao.

Như vậy, nếu các văn bản, giấy tờ không thuộc một trong các trường hợp nêu trên thì cơ quan có thẩm quyền chứng thực không được phép từ chối chứng thực bản sao từ bản chính.

Bên cạnh đó, theo quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều 12 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, thì trong trường hợp có nghi ngờ, người thực hiện chứng thực có quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết cho việc xác minh tính hợp pháp của các giấy tờ, văn bản được yêu cầu chứng thực hoặc lập biên bản tạm giữ giấy tờ, văn bản có dấu hiệu giả mạo; phối hợp với cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc xử lý các trường hợp sử dụng giấy tờ giả mạo.

Chinhphu.vn