Quyết toán thuế thu nhập cá nhân: Giải đáp hàng loạt tình huống thực tế

Gỡ vướng hàng loạt tình huống thuế thực tế

Mùa quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2025 đang bước vào giai đoạn cao điểm với nhiều câu hỏi từ người lao động, doanh nghiệp và cá nhân có thu nhập từ nhiều nguồn khác nhau. Các nội dung liên quan đến thời điểm xác định thu nhập chịu thuế, điều kiện ủy quyền quyết toán, nghĩa vụ nộp hồ sơ hay việc kê khai qua môi trường điện tử đều phát sinh nhiều vướng mắc thực tế.

Trước hết, với khoản thu nhập tăng thêm của năm 2025 được hạch toán vào ngày 31/12/2025 nhưng thực chi vào tháng 1/2026, cơ quan thuế xác định khoản này được tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân của năm 2026. Căn cứ khoản 2 Điều 8 Thông tư 111/2013/TT-BTC, thời điểm xác định thu nhập chịu thuế là thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập.

Do đó, việc hạch toán trong năm 2025 không làm thay đổi nghĩa vụ thuế nếu khoản tiền thực tế được chi trả sang năm sau. Đây là điểm nhiều đơn vị quan tâm khi chi thu nhập tăng thêm một lần vào đầu năm.

Một vấn đề phổ biến là cá nhân có số thuế phải nộp thêm sau quyết toán rất nhỏ, khoảng 50.000 đồng hoặc thấp hơn. Theo tiết d.3 điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, trường hợp này không phải nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN.

Bên cạnh đó, cá nhân cũng không phải quyết toán nếu số thuế phải nộp nhỏ hơn số đã tạm nộp nhưng không yêu cầu hoàn hoặc bù trừ; hoặc có thu nhập từ tiền lương tại một nơi, đồng thời có thu nhập vãng lai không quá 10 triệu đồng/tháng và đã bị khấu trừ 10%, nếu không có nhu cầu quyết toán phần này.

Về việc nộp hồ sơ chậm, cơ quan thuế cho biết nếu cá nhân thuộc diện phải nộp thêm thuế thì có thể phát sinh tiền chậm nộp. Tuy nhiên, với hồ sơ hoàn thuế, việc nộp muộn không bị xử phạt.

Trường hợp cá nhân phát hiện có số thuế nộp thừa từ các năm trước như năm 2021, vẫn có thể nộp hồ sơ quyết toán để đề nghị hoàn. Theo quy định tại Luật Quản lý thuế và Thông tư 111/2013/TT-BTC, việc nộp chậm hồ sơ trong trường hợp phát sinh hoàn thuế không bị xử phạt hành chính.

Như vậy, nghĩa vụ quyết toán và xử phạt phụ thuộc vào việc phát sinh thuế phải nộp hay được hoàn.

Kê khai điện tử thuận tiện nhưng cần rà soát dữ liệu

Hiện nay, người nộp thuế có thể thực hiện quyết toán qua eTax Mobile, hệ thống của cơ quan thuế hoặc Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Quy trình cơ bản gồm đăng nhập, tra cứu dữ liệu, kiểm tra tờ khai gợi ý, xác nhận hoặc điều chỉnh và gửi hồ sơ điện tử.

Đồng thời, cơ quan thuế đã nâng cấp hạ tầng công nghệ để hạn chế quá tải trong cao điểm và khuyến nghị người nộp thuế nộp hồ sơ sớm.

Một vấn đề thường gặp là dữ liệu trên eTax Mobile khác với chứng từ khấu trừ do doanh nghiệp cấp. Nguyên nhân có thể do dữ liệu hệ thống được cập nhật từ tờ khai quyết toán của doanh nghiệp sau khi đã cấp chứng từ, hoặc do sai sót khi kê khai.

Trong trường hợp này, người nộp thuế cần liên hệ với doanh nghiệp để đối chiếu và điều chỉnh trước khi quyết toán.

Ngoài ra, lỗi "không đạt" tại phụ lục 05-3/BK-QTT-TNCN thường liên quan đến dữ liệu người phụ thuộc. Người nộp thuế cần kiểm tra thông tin định danh, tình trạng đăng ký người phụ thuộc và cập nhật đầy đủ trước khi nộp lại.

Với người phụ thuộc, nếu đăng ký muộn nhưng vẫn trong thời hạn, người nộp thuế được tính giảm trừ từ thời điểm phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng khi quyết toán. Mặt khác, không cần điều chỉnh lại tờ khai quý, chỉ cần điều chỉnh một lần khi quyết toán năm.

Cơ quan thuế cũng nhấn mạnh nguyên tắc mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ cho một người trong năm. Vì vậy, không thể chuyển đổi người phụ thuộc giữa các thành viên trong cùng năm tính thuế nếu đã đăng ký.

Về vướng mắc mã số thuế chưa đồng bộ với căn cước công dân,  hướng giải quyết là người nộp thuế có thể cập nhật qua eTax Mobile hoặc đến cơ quan thuế để được hỗ trợ. Trường hợp thông tin người phụ thuộc chưa khớp dữ liệu dân cư cũng cần cập nhật lại theo quy định.

Đối với phụ cấp ưu đãi nghề trong ngành y tế, theo Thông tư 111/2013/TT-BTC, các khoản phụ cấp đặc thù do Nhà nước quy định không tính vào thu nhập chịu thuế, trừ phần vượt mức.

Ngoài ra, tiền lương làm ban đêm, làm thêm giờ, tiền công của ngày không nghỉ phép theo Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15 được xác định là thu nhập miễn thuế.

Với thu nhập từ nền tảng số như YouTube, cá nhân cư trú tại Việt Nam phải nộp thuế đối với cả thu nhập trong và ngoài nước. Theo Thông tư 40/2021/TT-BTC, thuế suất TNCN đối với dịch vụ nội dung số là 2%.

Nếu đã nộp thuế ở nước ngoài, số thuế này được khấu trừ nhưng không vượt quá số thuế phải nộp tại Việt Nam. Đồng thời, nếu doanh thu quảng cáo phát sinh từ người dùng tại Việt Nam thì thuộc diện chịu thuế GTGT với mức 5%.

Nhiều người lao động băn khoăn về điều kiện ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức trả thu nhập. Theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP, cá nhân có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên và đang làm việc tại đơn vị vào thời điểm quyết toán thì được ủy quyền, kể cả khi không làm đủ 12 tháng.

Vì vậy, việc không làm đủ 12 tháng không phải là lý do bị loại khỏi diện ủy quyền. Điều quan trọng là người lao động vẫn đang làm việc tại đơn vị tại thời điểm quyết toán.

Ngược lại, nếu cá nhân đã nghỉ việc trước thời điểm quyết toán thì không được ủy quyền mà phải trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế. Trường hợp đơn vị cũ đã giải thể, cơ quan thuế sẽ căn cứ dữ liệu kê khai để xử lý hồ sơ mà không yêu cầu chứng từ khấu trừ.

Đối với cá nhân có thêm thu nhập vãng lai, nếu thu nhập này bình quân tháng không quá 10 triệu đồng và đã bị khấu trừ 10%, cá nhân có thể không quyết toán phần này và vẫn được ủy quyền cho đơn vị chính. Ngược lại, nếu muốn quyết toán toàn bộ thu nhập, cá nhân phải trực tiếp thực hiện với cơ quan thuế.

Anh Minh