Thủ tục ghi chú kết hôn, ghi chú khai sinh

Theo tìm hiểu, bà Mai cần thực hiện thủ tục ghi chú kết hôn để được công nhận sự kiện kết hôn tại Việt Nam, sau đó mới có thể ly hôn.

Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, bà được biết cần phải có Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn và Giấy khai sinh của con. Do Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn và Giấy khai sinh của con bà được cấp ở nước ngoài nên ngôn ngữ đang sử dụng trong các loại giấy trên là Tiếng Anh.

Bà Mai hỏi, với bộ hồ sơ thực hiện ghi chú kết hôn thì hai loại giấy tờ nêu trên có cần phải dịch thuật, công chứng không?

Luật sư Trần Văn Toàn, Văn phòng Luật sư Khánh Hưng - Đoàn Luật sư Hà Nội trả lời bà Nguyễn Mai như sau:

Thủ tục ghi chú kết hôn

Căn cứ Khoản 1, Điều 48 Luật Hộ tịch năm 2014 và Điều 35, Khoản 1, Điều 36 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch quy định trình tự, thủ tục ghi chú kết hôn của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài được thực hiện như sau:

- Người có yêu cầu ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài (sau đây gọi là ghi chú kết hôn) nộp hồ sơ tại UBND cấp huyện có thẩm quyền.

- Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra toàn bộ hồ sơ, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ trong hồ sơ do người yêu cầu nộp, xuất trình.

- Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả; nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hoàn thiện thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định; trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của người tiếp nhận.

- Nếu thấy yêu cầu ghi chú kết hôn đủ điều kiện, không thuộc trường hợp từ chối ghi vào sổ việc kết hôn theo quy định, Phòng Tư pháp báo cáo Chủ tịch UBND cấp huyện xem xét, quyết định. Trường hợp Chủ tịch UBND đồng ý giải quyết thì ký Trích lục ghi chú kết hôn cấp cho người yêu cầu; công chức làm công tác hộ tịch ghi vào Sổ đăng ký kết hôn.

Giấy tờ phải nộp: Tờ khai ghi chú kết hôn theo mẫu; bản sao giấy tờ chứng nhận việc kết hôn do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp; nếu công dân Việt Nam đã ly hôn hoặc hủy việc kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài thì phải nộp Trích lục về việc đã ghi vào Sổ hộ tịch việc ly hôn hoặc hủy việc kết hôn (Trích lục ghi chú ly hôn).

Giấy tờ phải xuất trình: Hộ chiếu hoặc Chứng minh nhân dân hoặc thẻ Căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu ghi chú kết hôn (giấy tờ tùy thân);

Giấy tờ chứng minh nơi cư trú để xác định thẩm quyền (trong giai đoạn chuyển tiếp).Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

Trường hợp người yêu cầu nộp giấy tờ là bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính thì người tiếp nhận hồ sơ không được yêu cầu xuất trình bản chính; 

Nếu người yêu cầu chỉ nộp bản chụp và xuất trình bản chính thì người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký vào bản chụp xác nhận về việc đã đối chiếu nội dung giấy tờ đó, không được yêu cầu người đi đăng ký nộp bản sao giấy tờ đó;

Đối với giấy tờ xuất trình khi đăng ký hộ tịch, người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu với thông tin trong tờ khai, chụp lại hoặc ghi lại thông tin để lưu trong hồ sơ và trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu nộp bản sao hoặc bản chụp giấy tờ đó.

Thủ tục ghi chú khai sinh

Khoản 1, Điều 22 Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ Tư pháp quy định, công dân Việt Nam sinh ra ở nước ngoài, đã được đăng ký khai sinh tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài, nếu có yêu cầu ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh thì cơ quan đăng ký hộ tịch thực hiện ghi vào Sổ hộ tịch, cấp Trích lục ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh và bản sao Giấy khai sinh cho người yêu cầu.

Giấy tờ phải nộp: Tờ khai theo mẫu về thủ tục ghi chú khai sinh; bản chính Khai sinh ở nước ngoài; thỏa thuận chọn quốc tịch của cha mẹ.

Giấy tờ phải xuất trình: Đăng ký kết hôn cha mẹ (nếu có), Hộ chiếu hoặc Căn cước công dân của cha mẹ người đi đăng ký.

Phải dịch thuật, công chứng giấy tờ do nước ngoài cấp

Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc xác nhận để sử dụng cho việc đăng ký hộ tịch tại Việt Nam phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên; giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt và công chứng bản dịch hoặc chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật.

Người tiếp nhận có trách nhiệm tiếp nhận đúng, đủ hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật hộ tịch, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm giấy tờ mà pháp luật hộ tịch không quy định phải nộp.

          Luật sư Trần Văn Toàn

VPLS Khánh Hưng - Đoàn luật sư Hà Nội

* Thông tin chuyên mục có giá trị tham khảo với người đọc, không dùng làm tài liệu trong tố tụng pháp luật.