(Chinhphu.vn) – Cục Thuế TP. Hải Phòng hướng dẫn Chi nhánh Công ty TNHH GE Việt Nam về việc lưu giữ hóa đơn thương mại điện tử.

Theo đó, tại Điều 6 Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ đã có quy định về chứng từ điện tử và tại Điều 33 của Nghị định này việc lưu trữ chứng từ điện tử được quy định như sau:

“1. Chứng từ điện tử là các băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian, được bảo quản với đủ các điều kiện kỹ thuật chống thoái hoá chứng từ điện tử và chống tình trạng truy cập thông tin bất hợp pháp từ bên ngoài.

2. Chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu trữ phải in ra giấy để lưu trữ theo quy định về lưu trữ tài liệu kế toán. Trường hợp chứng từ điện tử được lưu trữ bằng bản gốc trên thiết bị đặc biệt thì phải lưu trữ các thiết bị đọc tin phù hợp bảo đảm khai thác được khi cần thiết...”.

Theo Điều 17 Luật Kế toán 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 (có hiệu lực từ ngày 1/1/2017), "Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán...".

Khoản 6, Điều 18 Luật Kế toán 88/2015/QH13 quy định, "Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 17, Khoản 1 và Khoản 2 Điều này. Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 của Luật này.

Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ".

Từ các quy định và hướng dẫn nêu trên, khi xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài, Chi nhánh Công ty sử dụng hóa đơn thương mại trong hồ sơ hải quan để kê khai thuế.

Trường hợp, Chi nhánh Công ty thực hiện thủ tục hải quan điện tử, theo đó phải sử dụng hóa đơn thương mại điện tử thì hóa đơn thương mại điện tử được coi là một trong những chứng từ kế toán được lập dưới dạng điện tử; Chi nhánh Công ty có thể lưu trữ hóa đơn thương mại điện tử trên các phương tiện điện tử, không cần thiết phải in ra giấy nhưng phải bảo đảm cho việc tra cứu và khai thác được khi cần thiết.

Thanh Thủy