Có được cấp lại bản chính Giấy khai sinh?

Luật sư Trần Văn Toàn, Văn phòng luật sư Khánh Hưng - Đoàn luật sư Hà Nội trả lời vấn đề này như sau:

Có thể cấp bản sao Giấy khai sinh từ sổ gốc

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 3; Khoản 1, Điều 4; Khoản 1, Điều 17 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ, thì bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch. Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc.

Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.

Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.

Thủ tục đăng ký lại khai sinh

Theo Khoản 1, Điều 24; Khoản 1, Điều 25; Điều 26 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch và hướng dẫn tại Điều 9 Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015 của Bộ Tư pháp thì, việc khai sinh đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 1/1/2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch bị mất thì được đăng ký lại.

UBND cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc UBND cấp xã nơi người yêu cầu thường trú, thực hiện đăng ký lại khai sinh.

Hồ sơ đăng ký lại khai sinh gồm các giấy tờ sau đây:

- Tờ khai theo mẫu quy định, trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đã đăng ký khai sinh nhưng người đó không lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh;

- Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có các thông tin liên quan đến nội dung khai sinh của người đó.

Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh không có bản sao Giấy khai sinh được công chứng, chứng thực hợp lệ, bản sao được cấp từ Sổ đăng ký khai sinh, thì những giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ sau đây là cơ sở để xác định nội dung đăng ký lại khai sinh:

- Giấy chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu.

- Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú, giấy tờ chứng minh về nơi cư trú.

- Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, Hồ sơ học tập do cơ quan đào tạo, quản lý giáo dục có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận.

- Giấy tờ khác có thông tin về họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân.

- Giấy tờ chứng minh quan hệ cha con, mẹ con.

Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao các giấy tờ nêu trên (nếu có) và phải cam đoan đã nộp đủ các giấy tờ mình có.

Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh cam đoan không đúng sự thật, cố ý chỉ nộp bản sao giấy tờ có lợi để đăng ký lại khai sinh thì việc đăng ký lại khai sinh không có giá trị pháp lý.

Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì ngoài các giấy tờ theo quy định nêu trên, phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha - con, mẹ - con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.

Trong thời hạn 5 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, công chức tư pháp - hộ tịch kiểm tra, xác minh hồ sơ.

Nếu việc đăng ký lại khai sinh là đúng theo quy định của pháp luật thì công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện đăng ký lại khai sinh như trình tự quy định tại Khoản 2, Điều 16 của Luật Hộ tịch.

Nếu việc đăng ký lại khai sinh được thực hiện tại UBND cấp xã không phải là nơi đã đăng ký khai sinh trước đây thì công chức tư pháp - hộ tịch báo cáo Chủ tịch UBND có văn bản đề nghị UBND nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch tại địa phương.

Trong thời hạn 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, UBND nơi đã đăng ký khai sinh trước đây tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được sổ hộ tịch.

Trong thời hạn 3 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả xác minh về việc không còn lưu giữ được sổ hộ tịch tại nơi đã đăng ký khai sinh, nếu thấy hồ sơ đầy đủ, chính xác, đúng quy định pháp luật công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện việc đăng ký lại khai sinh như quy định tại Khoản 2, Điều 16 của Luật Hộ tịch.

Trường hợp người yêu cầu có bản sao Giấy khai sinh trước đây được cấp hợp lệ thì nội dung đăng ký khai sinh được ghi theo nội dung bản sao Giấy khai sinh; phần khai về cha, mẹ được ghi theo thời điểm đăng ký lại khai sinh.

Trường hợp người yêu cầu không có bản sao Giấy khai sinh nhưng hồ sơ, giấy tờ cá nhân có sự thống nhất về nội dung khai sinh thì đăng ký lại theo nội dung đó. Nếu hồ sơ, giấy tờ không thống nhất về nội dung khai sinh thì nội dung khai sinh được xác định theo hồ sơ, giấy tờ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp chính thức hợp lệ đầu tiên; riêng đối với cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì nội dung khai sinh được xác định theo văn bản của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị.

Trường hợp con của ông Đỗ Thuận mất bản chính Giấy khai sinh, cần bản sao Giấy khai sinh để hoàn thiện hồ sơ xin việc làm thì mang theo Giấy chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân (bản chính hoặc bản sao có chứng thực) đến UBND cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh để yêu cầu cấp bản sao Giấy khai sinh từ Sổ đăng ký khai sinh (sổ gốc) theo quy định tại Điều 17 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

Trường hợp con của ông Thuận cần đăng ký lại việc sinh để được cấp lại bản chính Giấy khai sinh thì thực hiện theo quy định tại Điều 26 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP và hướng dẫn  tại Điều 9 Thông tư số 15/2015/TT-BTP nêu trên.

Luật sư Trần Văn Toàn

VPLS Khánh Hưng, Đoàn luật sư Hà Nội