Đề xuất hướng dẫn về lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử

Theo dự thảo, hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử gồm: Thu thập tài liệu; xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bảo quản, bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ; thống kê tài liệu lưu trữ; sử dụng tài liệu lưu trữ. 

Các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ, Thông tư số 02/2019/TT-BNV, Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 30 tháng 12 năm 2022 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức và quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực.

Sử dụng dữ liệu thủ tục hành chính điện tử

Dự thảo cũng nêu rõ quy định sử dụng dữ liệu thủ tục hành chính điện tử. Theo đó, hồ sơ thủ tục hành chính điện tử sau khi giao nộp vào Lưu trữ cơ quan tiếp tục được lưu giữ 01 bộ trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh để phục vụ khai thác, tái sử dụng. 

Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan được sử dụng theo quy định của Luật Lưu trữ và các văn bản dưới Luật. 

Hệ thống thông tin một cửa điện tử phải bảo đảm tính năng cho phép trích xuất dữ liệu thủ tục hành chính điện tử dưới dạng văn bản điện tử theo định dạng quy định hoặc dưới dạng văn bản in ra giấy theo quy định về sao văn bản tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. 

Thông tin trích xuất từ các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương để phục vụ giải quyết thủ tục hành chính điện tử dưới dạng văn bản phải có xác thực của cơ quan, tổ chức thực hiện trích xuất tại thời điểm trích xuất có giá trị pháp lý.

Trách nhiệm lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử 

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng cơ sở dữ liệu thủ tục hành chính điện tử. 

Người giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính điện tử có trách nhiệm lập và giao nộp hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan đúng quy định. 

Người làm lưu trữ giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử; thu thập, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử; giao nộp hồ sơ thủ tục hành chính điện tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy hồ sơ thủ tục hành chính điện tử hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Mời bạn đọc xem toàn văn dự thảo và góp ý tại đây.

M.Đức