Chức năng, nhiệm vụ Phòng Tổ chức-Hành chính của doanh nghiệp

Câu hỏi của bà Nguyễn Thị Quyên được Luật sư Lê Văn Đài, Trưởng Văn phòng Luật sư Khánh Hưng - Đoàn Luật sư Hà Nội tư vấn như sau:

Chức năng nhiệm vụ của Phòng Tổ chức-Hành chính được doanh nghiệp quy định phù hợp với loại hình doanh nghiệp, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, và mang tính đặc thù của doanh nghiệp đó.

Trung tâm quản lý bến xe cũng là một doanh nghiệp, nên bên cạnh các chức năng, nhiệm vụ chung, còn có chức năng nhiệm vụ đặc thù.

Chức năng, nhiệm vụ chung

1. Nghiên cứu, soạn thảo các nội quy, quy chế về tổ chức lao động trong nội bộ Công ty.

- Giải quyết các thủ tục về việc hợp đồng lao động, tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cho thôi việc đối với cán bộ công nhân.

- Phối hợp với Ban chấp hành công đoàn, soạn thảo thỏa ước lao động tập thể hàng năm.

2. Tham mưu cho Giám đốc trong việc giải quyết chính sách, chế độ đối với người lao động theo quy định của Bộ luật Lao động. Theo dõi, giải quyết các chế độ, chính sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tai nạn lao động, hưu trí, chế độ nghỉ việc do suy giảm khả năng lao động, các chế độ chính sách khác có liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ cho cán bộ, công nhân.

3. Nghiên cứu, đề xuất các phương án cải tiến tổ chức quản lý, sắp xếp cán bộ, công nhân cho phù hợp với tình hình phát triển sản xuất-kinh doanh.

- Xây dựng phương án về quy hoạch đội ngũ cán bộ, lực lượng công nhân kỹ thuật của doanh nghiệp, đề xuất việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ.

- Lập kế hoạch, chương trình đào tạo hàng năm và phối hợp với các phòng ban nghiệp vụ thực hiện.

- Giải quyết các thủ tục chế độ chính sách khi cử người đi học, đào tạo, bồi dưỡng kiến thức.

4. Xây dựng các định mức đơn giá về lao động. Lập và quản lý quỹ lương, các quy chế phân phối tiền lương, tiền thưởng theo các quy định của Nhà nước và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tổng hợp báo cáo quỹ lương doanh nghiệp.

5. Là thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng, Hội đồng kỷ luật của doanh nghiệp, thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật. Là thường trực giúp việc Ban chỉ đạo thực hiện quy chế dân chủ của doanh nghiệp. Có trách nhiệm đôn đốc, tiếp nhận thông tin, báo cáo của các đơn vị, tổng hợp báo cáo lãnh đạo. Theo dõi, nhận xét cán bộ, công nhân để đề xuất việc xét nâng lương, thi nâng bậc hàng năm.

6. Xây dựng chương trình công tác thanh tra, kiểm tra nội bộ doanh nghiệp, theo dõi, xử lý các đơn khiếu nại, tố cáo.

7. Thực hiện tốt các chế độ, chính sách về lao động, tiền lương… theo quy định của pháp luật, quy chế và Điều lệ doanh nghiệp.

8. Tổ chức khám sức khỏe định kỳ hàng năm, mua bảo hiểm y tế cho cán bộ công nhân.

9. Quản lý con dấu của doanh nghiệp theo quy định về quản lý và sử dụng con dấu của Bộ Công an.

- Đóng dấu, vào sổ văn bản đến và đi, lưu trữ theo quy định.

- Chuyển phát văn bản của doanh nghiệp đến nơi nhận, hoặc qua bưu điện đến nơi nhận. Tiếp nhận và chuyển các văn bản đến Giám đốc hoặc thư ký giám đốc. Chuyển các văn bản đến các phòng ban chức năng để xử lý theo yêu cầu của giám đốc.

10. Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc của doanh nghiệp. Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị trình giám đốc phê duyệt. Thực hiện công tác kiểm tra, kiểm kê tài sản, các trang thiết bị làm việc của Văn phòng định kỳ hàng năm theo quy định.

11. Quản lý và điều phối xe ô tô phục vụ cán bộ doanh nghiệp đi công tác. Chuẩn bị cơ sở vật chất và tổ chức khánh tiết các ngày lễ, đại hội, hội nghị, cuộc họp… Mua sắm văn phòng phẩm phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

12. Thường trực, bảo vệ cơ quan, cơ sở vật chất, bến bãi, kho tàng, văn phòng doanh nghiệp. Phối hợp với chính quyền và công an địa phương trong công tác bảo vệ an ninh trật tự, an toàn xã hội.

- Đảm bảo hệ thống điện thoại, liên lạc, cấp điện, cấp nước phục vụ văn phòng Công ty.

- Theo dõi công tác dân quân tự vệ , công tác nghĩa vụ quân sự của doanh nghiệp.

- Xây dựng quy định về phòng chống cháy nô . Đảm bảo công tác an toàn phòng chống cháy nổ, công tác huấn luyện thường xuyên, tổ chức chữa cháy kịp thời khi xảy ra cháy nổ.

13. Lập các báo cáo thống kê liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng theo định kỳ tháng, quý, năm gửi giám đốc theo yêu cầu.

14. Soạn thảo các văn bản liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng.

15. Lưu trữ, bảo quản hồ sơ hình thành trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của phòng. Quản lý hồ sơ cán bộ, công nhân đang công tác tại doanh nghiệp theo quy định.

Về vấn đề bà Quyên hỏi, theo chúng tôi, khi xây dựng Quy định về chức năng nhiệm vụ của Phòng Tổ chức-Hành chính thuộc Trung tâm quản lý bến xe, bà Quyên nên điều chỉnh cho phù hợp với nhiệm vụ kinh doanh đặc thù của bến xe. Ví dụ: nhiệm vụ tổ chức bán vé; kiểm soát vé; kiểm soát xe vào bến, xe xuất bến; điều kiện xe vào bến, xe xuất bến; vệ sinh môi trường, an ninh trật tự bến xe...

VPLS Khánh Hưng - Đoàn Luật sư Hà Nội