Chứng nhận điều lệ doanh nghiệp: Hạn chế rủi ro, bảo đảm quyền lợi cho người dân

Hội thảo với chủ đề: “Chia sẻ kinh nghiệm quốc tế về công chứng của Việt Nam – Phòng Công chứng Cộng hòa Liên bang Đức” được tổ chức nhằm tiếp tục mối quan hệ hợp tác quốc tế gắn bó giữa Việt Nam và Cộng hòa liên bang Đức đồng thời tạo cơ hội để học hỏi kinh nghiệm từ phía nước bạn trong lĩnh vực công chứng hồ sơ thành lập doanh nghiệp, các văn bản trong nội bộ doanh nghiệp cũng như học hỏi kinh nghiệm về quỹ bồi thường thiệt hại, phòng chống rửa tiền trong hoạt động công chứng.

Phát biểu tại Hội thảo, ông Nguyễn Chí Thiện, Chủ tịch Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam cho biết: Sau thời gian thương thảo trao đổi Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam và Hiệp hội các Phòng Công chứng Cộng hòa Liên bang Đức đã thống nhất bản thỏa thuận hợp tác với mục đích hợp tác chặt chẽ trong việc phát triển và củng cố hơn nữa hệ thống công chứng và giấy tờ công chứng, cũng như bảo vệ các quyền và lợi ích hợp pháp của công dân hai nước. Phạm vi hợp tác bao gồm các hoạt động độc lập và các hoạt động được phê duyệt trong khuôn khổ Chương trình hợp tác đối thoại Nhà nước pháp quyền giữa Bộ Tư pháp Việt Nam và Bộ Tư pháp Cộng hòa Liên bang Đức.

"Tôi hy vọng qua hội thảo này, Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam sẽ học hỏi nhiều kinh nghiệm và chia sẻ về nội dung nhiệm vụ và thẩm quyền của công chứng viên trong lĩnh vực Luật doanh nghiệp và nghe phía Đức chia sẻ thêm về nội dung mới phòng chống rửa tiền và tài trợ khủng bố trong hoạt động công chứng", ông Nguyễn Chí Thiện bày tỏ.

Tại Hội thảo, các đại biểu, chuyên gia hai nước đã chia sẻ những thông tin liên quan đến vai trò của công chứng viên trong việc đăng kí doanh nghiệp tại CHLB Đức và Việt Nam, trên cơ sở đó có những khuyến nghị đối với việc bảo đảm tính xác thực và hợp pháp của hồ sơ đăng kí thành lập doanh nghiệp thông qua hoạt động của công chứng viên, nhằm phòng ngừa tình trạng đăng kí doanh nghiệp "ma" với mục đích rửa tiền, trốn thuế và hợp thức hóa các nguồn tài sản bất hợp pháp, nhằm ngăn ngừa rủi ro cho các chủ thể khi giao dịch với doanh nghiệp và phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước liên quan đến việc đăng kí doanh nghiệp.

Theo các đai biểu, việc chứng nhận điều lệ doanh nghiệp và các văn bản thỏa thuận của các cổ đông, thành viên góp vốn, thành viên hợp danh là rất quan trọng, vì các văn bản này đều quyết định những vấn đề quan trọng, có giá trị tài sản lớn, ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của nhiều đối tượng có liên quan.

Điều này sẽ tránh được tình trạng giả chữ ký trong các hồ sơ, tài liệu này khi thành lập doanh nghiệp hoặc khi quyết định các vấn đề quan trọng của doanh nghiệp. Từ đó hạn chế tình trạng thành lập các công ty "ma" và việc lạm quyền của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Hạn chế được việc khai khống vốn điều lệ, hợp thức hóa các hành vi rửa tiền, mua bán hóa đơn thông qua việc thành lập khống doanh nghiệp.

Đặc biệt, bảo đảm quyền lợi của bên thứ ba khi giao dịch với doanh nghiệp, tránh tình trạng người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp lập khống các giấy chứng nhận cổ phần, giấy chứng nhận góp vốn để chuyển nhượng trái phép hoặc huy động vốn trái phép. Đồng thời, hạn chế việc giao dịch với bên thứ ba bị tuyên vô hiệu vì người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp thực hiện giao dịch vượt quá phạm vi đại diện.

Một trong những vấn đề được nhiều chuyên gia quan tâm là các thủ tục thành lập doanh nghiệp lớn, nhỏ hiện nay quá dễ dàng và chưa bảo đảm chặt chẽ, tạo ra kẽ hở để lợi dụng vào các mục đích phi pháp. Theo khảo sát hiện nay, chỉ cần có 1 bản sao căn cước công dân và 2 triệu đồng phí dịch vụ là có thể thành lập 1 doanh nghiệp, đã bao gồm cả con dấu tròn và dấu chức danh mà chủ doanh nghiệp không cần xuất hiện, thậm chí không cần ký vào hồ sơ). 

Việc giả mạo chữ ký trong điều lệ doanh nghiệp, biên bản họp Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên và các văn bản nội bộ doanh nghiệp diễn ra nhiều, đã có nhiều vụ án liên quan, để lại hậu quả lớn. Vụ án điển hình là vụ Vạn Thịnh Phát với hàng loạt hành vi làm giả hồ sơ doanh nghiệp, lập khống hồ sơ vay vốn, thuê người đứng tên cổ phần… bị cáo Trương Mỹ Lan thao túng 95% cổ phần SCB và điều hành hơn 1.000 doanh nghiệp, gây thiệt hại hàng trăm ngàn tỷ đồng.

Thực tiễn hoạt động công chứng vừa qua cho thấy công chứng viên gặp nhiều khó khăn khi chứng nhận các giao dịch liên quan đến doanh nghiệp, đặc biệt trong 2 vấn đề sau:

Thứ nhất, xác định những ai là cổ đông (hoặc thành viên góp vốn) của doanh nghiệp và tỷ lệ góp vốn là bao nhiêu tại thời điểm giao dịch công chứng (đăng ký doanh nghiệp đã không còn ghi nhận thông tin này). Hệ quả là công chứng viên không thể xác định được một giao dịch do người đại diện doanh nghiêp thực hiện có thực sự được sự đồng thuận theo đa số của các thành viên góp vốn (hoặc hội đồng quản trị) theo quy định của điều lệ hay không.

Thứ hai, trường hợp doanh nghiệp xuất trình điều lệ và biên bản họp của thành viên góp vốn (hoặc hội đồng quản trị) thì công chứng viên cũng không thể xác định được các văn bản này có đúng là do các thành viên đó ký tên đồng thuận hay không, hay bị ký thay, làm giả chữ ký. Thực tiễn cho thấy hiện tượng làm giả chữ ký thành viên doanh nghiệp diễn ra phổ biến, có nhiều vụ tranh chấp đã diễn ra.

Một trong hai yếu tố nêu trên không xác định rõ được thì việc công chứng giao dịch của doanh nghiệp đối diện nguy cơ mất an toàn (thậm chí là vô hiệu) rất cao.

Các đại biểu cũng chỉ rõ, không ít doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa quan tâm đến điều lệ doanh nghiệp khi thành lập, từ đó dẫn đến nhiều tranh chấp. Số lượng doanh nghiệp càng nhiều, tranh chấp càng có xu hướng tăng cao.

Do đó, cần thiết phải bắt buộc công chứng điều lệ doanh nghiệp, hồ sơ thành lập doanh nghiệp và các biên bản họp của Hội đồng quản trị, đại hội đồng cổ đông, hội đồng thành viên trong các doanh nghiệp để bảo đảm trật tự, an toàn xã hội và an ninh kinh tế.

Liên quan đến phòng chống rửa tiền, các chuyên gia cũng trao đổi những kinh nghiệm đối với hoạt động này diễn ra ở phạm vi lãnh thổ và phạm vi quốc tế. Đặc biệt, vai trò của công chứng viên trong việc ngăn ngừa các hành vi rửa tiền.

Về quỹ bồi thường thiệt hại, các bên cũng chia sẻ kinh nghiệm liên quan đến thành lập và vận hành quỹ bồi thường thiệt hại do công chứng viên gây ra trong quá trình tác nghiệp. 

Những nội dung trên có ý nghĩa quan trọng, là kênh tham khảo trong bối cảnh Quốc hội đang thảo luận, cho ý kiến và xem xét thông qua Luật Công chứng (sửa đổi) tại Kỳ họp thứ 8, tháng 10/2024 tới đây.

Lê Sơn