Hướng dẫn một số nội dung chuyển giao và thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ

Nhằm thống nhất quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn các huyện, thành phố, thị xã (sau đây gọi chung là cấp huyện), UBND tỉnh đã ban hanh Công văn số 2031/UBND-KSTT, ngày 31/5/2011 hướng dẫn một số nội dung chuyển giao và thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ. Theo đó:

Về tổ chức:

UBND cấp huyện thống nhất quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn các huyện, thị xã, thành phố theo quy định;

Phòng Nội vụ là cơ quan tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của huyện, thị xã, thành phố.

Về biên chế:

Nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ mới được chuyển giao từ Văn phòng HĐND&UBND cấp huyện về Phòng Nội vụ; UBND cấp huyện nhanh chóng chỉ đạo Phòng Nội vụ bố trí công chức chuyên trách giúp Trưởng phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu cho UBND cấp huyện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ.

Công chức chuyên trách phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Căn cứ vào tổng số biên chế hành chính được giao và tình hình thực tế của địa phương, việc bố trí biên chế quản lý văn thư, lưu trữ UBND cấp huyện chỉ đạo và Phòng Nội vụ linh hoạt thực hiện theo một trong những phương án sau:

- Chuyển biên chế đang làm nghiệp vụ văn thư, lưu trữ (ưu tiên chuyển biên chế làm công tác lưu trữ) từ Văn phòng HĐND&UBND cấp huyện về Phòng Nội vụ;

- Bố trí công chức hiện tại thuộc Phòng Nội vụ có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp thực hiện nhiệm vụ quản lý văn thư, lưu trữ.

- Tuyển dụng mới người có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp theo quy định;

Về chuyển giao, tiếp nhận nhiệm vụ:

UBND cấp huyện chỉ đạo tổ chức thực hiện việc bàn giao công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ từ Văn phòng HĐND&UBND cấp huyện về Phòng Nội vụ. Trong đó, cần bàn giao các nội dung sau:

- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quản lý văn thư, lưu trữ;

- Kho lưu trữ, trang thiết bị, tài sản hiện có;

- Tài liệu lưu trữ chung của huyện;

- Danh mục hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ; Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn; Báo cáo sơ kết, tổng kết, báo cáo thống kê số liệu hàng năm về công tác văn thư, lưu trữ; Công tác thẩm tra tiêu hủy tài liệu; Các công việc đã làm, đang làm và kế hoạch, phương hướng thực hiện nhiệm vụ về văn thư, lưu trữ;

Trong quá trình chuyển giao nhiệm vụ, Văn phòng HĐND&UBND cấp huyện phối hợp, hỗ trợ kinh nghiệm, cung cấp thông tin, dữ liệu về công tác quản lý văn thư, lưu trữ để Phòng Nội vụ tiếp nhận triển khai thực hiện tốt nhiệm vụ;

Từ thực tế công tác văn thư, lưu trữ tại các huyện, thị xã Hương Thủy, thành phố Huế hiện nay, đa số các cơ quan, đơn vị, tổ chức trực thuộc UBND cấp huyện tự lưu trữ và bảo quản tài liệu. Cụ thể, Kho lưu trữ của huyện, thị xã, thành phố chỉ lưu trữ chủ yếu là tài liệu của UBND, Văn phòng HĐND&UBND cấp huyện. Vì vậy, sau khi chuyển giao nguyên trạng công tác văn thư, lưu trữ, Phòng Nội vụ xây dựng kế hoạch thu nhận tài liệu lưu trữ lịch sử của các cơ quan, đơn vị thuộc “Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào lưu trữ huyện” về Kho lưu trữ huyện để quản lý thống nhất.

Chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ cấp huyện: Phòng Nội vụ tham mưu, giúp UBND cấp huyện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ cấp huyện.

Nhiệm vụ chung:

Xây dựng, ban hành và chỉ đạo thực hiện kế hoạch phát triển công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn cấp huyện;

Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã;

Quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn cấp huyện;

Thực hiện thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định;

Quản lý, tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ trong hoạt động văn thư, lưu trữ;

Quản lý, tổ chức đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức văn thư, lưu trữ; Quản lý, tổ chức công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư, lưu trữ;

Quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện; Trực tiếp thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của địa phương;

Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ;

Tổ chức sơ kết, tổng kết về lĩnh vực văn thư, lưu trữ;

Thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;

Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư, lưu trữ.

Nhiệm vụ thường xuyên:

Tham mưu, giúp UBND huyện, thành phố, thị xã:

Xây dựng phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ hàng năm theo hướng dẫn của Sở Nội vụ;

Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị xây dựng và ban hành mới hoặc sửa đổi, bổ sung, thay thế các văn bản quản lý văn thư, lưu trữ theo quy định;

Hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ hàng năm đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã, cụ thể:

- Soạn thảo và ban hành văn bản (về thẩm quyền, trình tự, thủ tục, thể thức và kỹ thuật trình bày);

- Xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;

- Quản lý văn bản đi, văn bản đến;

- Quản lý và sử dụng con dấu;

- Chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

- Thu thập, bảo vệ, bảo quản, thống kê và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn (các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp huyện);

Tổ chức thực hiện việc ứng dụng khoa học và công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ;

Thống kê, cập nhật theo dõi số lượng, chất lượng đội ngũ công chức, viên chức văn thư, lưu trữ thuộc quyền quản lý; tổ chức thực hiện thi đua, khen thưởng định kỳ trong công tác văn thư, lưu trữ;

Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ định kỳ, đột xuất theo quy định;

Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ.

Nhiệm vụ khác: Thực hiện các nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ khác do UBND, Chủ tịch UBND cấp huyện giao.