Quy định mới về lưu trữ tài liệu lưu trữ số

Thông tư số 05/2025/TT-BNV quy định chi tiết khoản 2 Điều 29, khoản 3 Điều 34, khoản 7 Điều 36 Luật Lưu trữ, bao gồm: Thể thức, kỹ thuật trình bày và quy trình số hóa tài liệu lưu trữ; thể thức, kỹ thuật trình bày khi chuyển đổi tài liệu lưu trữ số sang tài liệu lưu trữ giấy; thu nộp, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ số và hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị.

Cấu trúc dữ liệu tài liệu lưu trữ số

Theo Thông tư, dữ liệu tài liệu lưu trữ số gồm dữ liệu của phông lưu trữ, dữ liệu của hồ sơ lưu trữ và dữ liệu của tài liệu lưu trữ.

Dữ liệu của phông lưu trữ gồm: mã phông, công trình, sưu tập lưu trữ; tên phông, công trình, sưu tập lưu trữ; trạng thái (đóng, mở); lịch sử đơn vị hình thành phông; thời gian tài liệu; tổng số tài liệu; phương án phân loại hoặc các nhóm tài liệu chủ yếu; ngôn ngữ; chế độ dự phòng; ghi chú.

Dữ liệu của hồ sơ lưu trữ gồm: mã hồ sơ; tiêu đề hồ sơ; thời hạn lưu trữ; mức độ tiếp cận; ngôn ngữ; thời gian bắt đầu; thời gian kết thúc; từ khóa; tổng số tài liệu trong hồ sơ; số lượng tờ (đối với hồ sơ số hóa); số lượng trang; tình trạng vật lý (đối với hồ sơ số hóa); ký hiệu thông tin; mức độ tin cậy; mã hồ sơ gốc giấy (đối với hồ sơ số hóa); chế độ lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tình trạng lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tệp tin hồ sơ (trường hợp số hóa cả hồ sơ thành một tệp tin); ghi chú.

Dữ liệu của tài liệu lưu trữ gồm: mã định danh tài liệu; mã lưu trữ tài liệu; thời hạn lưu trữ; tên loại tài liệu; số của tài liệu; ký hiệu của tài liệu; ngày tháng năm ban hành tài liệu; tên cơ quan, tổ chức, cá nhân ban hành tài liệu; trích yếu nội dung; ngôn ngữ; số lượng trang; số lượng tờ (đối với tài liệu số hóa); ký hiệu thông tin; từ khóa; mức độ tiếp cận; mức độ tin cậy; bút tích (đối với tài liệu số hóa); tình trạng vật lý (đối với tài liệu số hóa); quy trình xử lý (đối với tài liệu gốc điện tử); chế độ lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tình trạng lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tệp tin tài liệu; ghi chú. (*)

Dữ liệu của tài liệu lưu trữ phim, ảnh (không bao gồm dữ liệu tại điểm (*) nêu trên) gồm: mã lưu trữ tài liệu; thời hạn lưu trữ; phân loại (âm bản gốc, dương bản); số lưu trữ; ký hiệu thông tin; tên sự kiện; tiêu đề phim, ảnh; tác giả; địa điểm chụp; thời gian chụp; màu sắc; cỡ phim, ảnh; tài liệu đi kèm; mức độ tiếp cận; tình trạng vật lý; chế độ lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tình trạng lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tệp tin tài liệu; ghi chú.

Dữ liệu của tài liệu lưu trữ ghi âm, ghi hình (không bao gồm dữ liệu tại điểm (*) nêu trên) gồm: mã lưu trữ tài liệu; thời hạn lưu trữ; phân loại (âm thanh, video); số lưu trữ; ký hiệu thông tin; tên sự kiện; tiêu đề âm thanh, video; tác giả; địa điểm; thời gian; ngôn ngữ; thời lượng; tài liệu đi kèm; mức độ tiếp cận; chất lượng âm thanh, video; tình trạng vật lý; chế độ lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tình trạng lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tệp tin tài liệu; ghi chú.

Thông tư nêu ẽo, dữ liệu của tài liệu lưu trữ số được đóng thành các gói khác nhau theo cấu trúc dữ liệu cụ thể phù hợp với từng nghiệp vụ lưu trữ.

Bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ trong quá trình số hóa

Theo Thông tư, không ảnh hưởng đến hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và nội dung thông tin của tài liệu lưu trữ gốc được số hóa. 

Không làm xáo trộn trật tự sắp xếp hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ.

Trật tự sắp xếp tài liệu lưu trữ số hóa trong Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số (Hệ thống) thống nhất với trật tự sắp xếp tài liệu lưu trữ gốc trong kho lưu trữ.

Không số hoá tài liệu lưu trữ có tình trạng bết, dính, rách nát, mờ chữ hoặc có tình trạng vật lý ảnh hưởng đến mức độ đầy đủ, chính xác của nội dung thông tin; các tài liệu này phải được xử lý nghiệp vụ trước khi số hóa.

Tài liệu lưu trữ số hóa được bảo quản an toàn trong Hệ thống và sẵn sàng phục vụ nhu cầu sử dụng.

Yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ số

Theo Thông tư, tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải được sao lưu ít nhất hai bộ, mỗi bộ trên một phương tiện lưu trữ độc lập, việc sao lưu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn.

Bảo đảm thống nhất quy trình kiểm tra, sao lưu, phục hồi tài liệu lưu trữ số với kiểm tra, sao lưu, phục hồi với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ số được kiểm tra, sao lưu, phục hồi đồng thời với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

Quy trình, thủ tục, cách thức kiểm tra, sao lưu, phục hồi tài liệu lưu trữ số được thực hiện đồng bộ với quy trình, thủ tục, cách thức kiểm tra, sao lưu, phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

Hạ tầng kỹ thuật, phần mềm bảo quản tài liệu lưu trữ số thực hiện theo quy định về Kho lưu trữ số.

Theo Thông tư, hằng năm cơ quan, tổ chức phải lập kế hoạch kiểm tra tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý. Định kỳ và trong thời hạn 03 năm, cơ quan, tổ chức phải bảo đảm kiểm tra toàn bộ tài liệu lưu trữ số thuộc phạm vi quản lý.

Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/7/2025. Bãi bỏ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.