TP HCM: Các văn bản gửi qua hệ thống thư điện tử TP HCM có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy

20/06/2011 16:00

(HCM CityWeb)-UBND TP HCM vừa ban hành Quy chế về quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử TP HCM ( http://mail.tphcm.gov.vn ).

Hệ thống thư điện tử TP HCM là thành phần của hệ thống thông tin Chính phủ. Hệ thống do Sở Thông tin và Truyền thông tạo lập và cung cấp nhằm phục vụ các đơn vị hành chính nhà nước thuộc TP và các cán bộ, công chức, viên chức đang làm việc tại các đơn vị này gửi, nhận thông tin dưới dạng thư điện tử qua mạng tin học diện rộng, phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.

Sở Thông tin và Truyền thông là đơn vị đầu mối quản lý, quản trị kỹ thuật và các dịch vụ cơ bản của hệ thống thư điện tử TP.

Các loại văn bản bắt buộc gửi qua hệ thống thư điện tử, gồm: thông báo, công văn, thư mời, những văn bản gửi đến những đơn vị để biết, lịch công tác của đơn vị, các tài liệu trao đổi phục vụ công việc, tài liệu phục vụ các cuộc họp, báo cáo các cấp (trừ các văn bản bảo mật và các văn bản gửi đến những đơn vị sử dụng hệ thống thư điện tử khác).

Hệ thống thư điện tử TP chỉ sử dụng để trao đổi thông tin phục vụ công việc, không sử dụng với mục đích cá nhân.

Các loại văn bản được chuyển qua hệ thống thư điện tử phải theo các quy định an toàn bảo mật sau:

Nếu văn bản gửi bằng các loại file có thể chỉnh sửa thì phải có chữ ký điện tử của đơn vị và hệ thống xác thực chữ ký điện tử đúng tiêu chuẩn mới có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các đơn vị nhà nước (theo quy định tại Chương III “Chữ ký điện tử và chứng thực chữ ký điện tử” và Chương V “Giao dịch điện tử của cơ quan nhà nước” của Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29- 11- 2005). Nếu văn bản gửi là các loại file không thể chỉnh sửa thì phải được scan từ văn bản gốc (có chữ ký của Thủ trưởng đơn vị và dấu đỏ của đơn vị). Các văn bản gửi qua thư điện tử này có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy (không cần gửi kèm văn bản giấy).

Các loại văn bản trao đổi qua hệ thống thư điện tử phải sử dụng bộ mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001.

Quyết định này có hiệu lực từ ngày 17-6 -2011.

Nguyễn Thụy