Văn hóa họp - một nét văn hóa công sở.

(minh họa)

Văn hóa họp là một trong những hoạt động của văn hóa công sở. Đa số các cuộc họp đều đạt được cái đích mà người chủ tọa muốn hướng tới. Nhưng cũng thật đáng tiếc, có những cuộc họp còn chưa đạt được những điều trên.

“Hội chứng” họp: Điều đáng mừng là giữa các ban ngành trong một đơn vị hành chính, bây giờ dùng hình thức thông báo trên mạng, họp giao ban trực tuyến. Hình thức này vừa văn minh, vừa tiết kiệm nhiều kinh phí so với những cuộc họp trực tiếp. Nhưng cũng thật đáng buồn là một số cơ quan còn có hiện tượng họp nhiều. Có những việc chỉ cần hội ý chớp nhoáng trong trung tâm lãnh đạo rồi đưa ra quyết định thực thi, vậy mà một vài vị lãnh đạo cơ quan do muốn thể hiện quy chế dân chủ nên triệu tập họp quá nhiều, nhất là trong các trường phổ thông. Có những việc lẽ ra chỉ cần thống nhất lãnh đạo rồi giao nhiệm vụ cho mọi thành viên khác trong tập thể, có thể dùng hình thức thông báo bảng để triển khai công việc. Nhưng có vị lãnh đạo có những việc không đáng họp nhưng cũng họp. Mà khi họp thì mỗi người một ý kiến, ai cũng muốn bảo vệ ý kiến của mình. Việc họp không đi đến đâu. Cuối cùng thành ra không thống nhất được, vấn đề càng bị giũ rối hơn.

Họp chồng chéo: Ở ta, có “lệ”: thường người đứng đầu cơ quan cứ phải là đứng đầu các tổ chức trong cơ quan. Vì thế mới có những vị lãnh đạo đứng đầu một cơ quan trường học, tham gia nhiều chức danh, chịu sư quản lý của nhiều cấp ngành. Người đứng đầu cơ quan thường kiêm bí thư chi bộ, vừa là các trưởng ban chỉ đạo của các cuộc vận động, trưởng ban điều hành các công việc. Thành thử ra có nhiều hôm chồng chéo tới 5 - 6 cái giấy mời, mà đều mời đích danh trưởng ban, hiệu trưởng…Thôi thì đến “phân thân” ra cũng không thể nào chia 5 sẻ 7 để dự hết các cuộc họp ấy. Trong những việc như thế, có việc cấp phó hoặc tổ chuyên môn, người phụ trách trực tiếp mảng đó có thể đi dự thay, nhưng các ban ngành cứ mời đích danh cho trịnh trọng nên người đi thay cũng áy náy, băn khoăn.

Họp mang tính hình thức: Các cuộc họp thấy na ná giống nhau. Người chủ trì thường cho đánh máy sẵn bản báo cáo tổng kết và phương hướng rồi phô tô và phát cho mỗi đại biểu một bản. Khi triển khai chỉ là đọc lại (gọi đùa là đánh vần đọc diễn văn). Các ý kiến phát biểu xây dựng thường là chỉ định và kiểm duyệt trước khi tổ chức cuộc họp (thực ra đều chuẩn bị trước bằng văn bản rồi lên đọc). Cuộc họp gần như là “diễn” lại, vì vậy có đi dự họp hay không cũng vậy. Có lẽ chỉ nhận văn bản về nghiên cứu là đủ. Cuối mỗi cuộc họp, hội nghị vẫn cứ là thành công tốt đẹp.

Thái độ người dự họp: Thường thiếu tôn trọng người nói, phát biểu trên diễn đàn, người nghe tranh thủ nói chuyện, nhắn tin, gọi điện thoại “buôn dưa lê”. Có những vị chỉ ngồi nghe khoảng 1/3 thời gian rồi bỏ về để đi dự cuộc họp khác, cũng lại đến cho có mặt, nhận chế độ rồi lại đi. Những hàng ghế cứ trống dần, người nói cứ nói, người nghe cứ không nghe (vì đã có văn bản trong tay rồi).

Vậy làm thế nào để văn hóa họp trở thành nét đẹp trong văn hóa công sở? Chúng ta đang vận động thực hiện văn minh giao tiếp, xây dựng nếp sống văn hóa nơi công sở, thiết nghĩ nên có một quy chế cụ thể đối với việc họp hành. Ví như trong giấy mời : chỉ ghi đích danh một số người cần ghi, số đông nên ghi chung là người phụ trách phần việc ấy, hoặc “Đại diện ban lãnh đạo”, “đại diện đơn vị”… để dưới cơ sở phân công người dự đầy đủ.

Về các ý kiến, tất nhiên nếu được thống nhất trước nội dung thì càng tốt, nhưng không nhất thiết phải duyệt trước văn bản. Càng nên để có sự thảo luận bằng ý kiến của các đại biểu, bởi họ đã là thành phần chính thức được mời đi họp - có nghĩa là rất cần thiết phải có mặt - mà không phát biểu xây dựng thì gọi gì là đóng góp ý kiến, thảo luận trong cuộc họp nữa. Các ý kiến phát biểu cũng nên tập trung, thể hiện là người có trách nhiệm xây dựng, tuyệt đối tránh việc lợi dụng dân chủ để công kích, bới móc, hạ uy tín của nhau.

Trước khi cuộc họp diễn ra, nên nhắc mọi người tắt điện thoại di động hoặc để chế độ rung. Tránh hiện tượng đang phát biểu thảo luận, có một bản nhạc chờ cất lên từ máy điện thoại của ai đó, gây mất tập trung, thiếu nghiêm túc. Đáng mừng là có cơ quan đã khắc phục hiện tượng “thứ nhất ngồi ì, thứ nhì đồng ý” trong cuộc họp, nên đề ra mỗi người đi họp đều phải nghiên cứu trước văn bản rồi chuẩn bị một ý kiến để phát biểu, đó mới là xây dựng, bàn bạc để đi đến thống nhất chung. Nhưng cũng đáng chê trách một số bộ phận văn phòng tranh thủ giờ họp vừa đi phát tài liệu, chế độ ăn trưa, gây mất trật tự, mất tập trung.

Thiết nghĩ: Đã là công chức Nhà nước, khi đi họp là có người làm việc thay ở nhà, chí ít cũng nên dự hết thời gian của cuộc họp, để nắm được tinh thần nội dung cuộc họp, về truyền đạt triển khai tại đơn vị. Tuyệt đối không được bỏ về giữa chừng, để những hàng ghế cuối trống dần là điều không nên. Việc bỏ về giữa chừng còn thể hiện sự thiếu tôn trọng người nói. Trong cuộc họp cần chú ý lắng nghe để xây dựng ý kiến thảo luận, tránh chuyện “buôn dưa lê” với nhau, đặc biệt bằng tin nhắn điện thoại, tạo ý thức không tốt. Khi họp chúng ta nên tập trung, tránh lãng phí thời gian của Nhà nước.

Hiện này, có nhiều ngành đã thực hiện cải cách hành chính bằng việc họp giao ban trực tuyến. Điều này không những tiết kiệm được thời gian, kinh phí đi lại mà còn thể hiện sự văn minh của thời đại Công nghệ thông tin.

Đảng và Nhà nước ta đang vận động cuộc xây dựng nếp sống văn hóa, đặc biệt văn hóa ứng xử giao tiếp, văn hóa công sở của công chức Nhà nước. Thiết nghĩ, mọi cơ quan đều đề ra và mọi cá nhân nên nghiêm túc thực hiện, thì cuộc vận động xây dựng làng văn hóa, cơ quan văn hóa mới trở thành phong trào thực tế, có ý nghĩa sâu rộng. Nếp sống văn hóa nói chung, văn hóa công sở nói riêng, ngoài các vấn đề khác, thì văn hóa họp cũng là điều chúng ta nên lưu tâm và cải cách.