Đề xuất quy định về lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Bộ Ngoại giao

Theo dự thảo, hồ sơ, tài liệu nộp về Lưu trữ Bộ Ngoại giao (Lưu trữ Bộ) phải đáp ứng yêu cầu quy định của Luật Lưu trữ và pháp luật khác có liên quan.

Nguồn tài liệu nộp lưu về Lưu trữ Bộ như sau: Các đơn vị thuộc Bộ Ngoại giao, bao gồm cả đơn vị sự nghiệp công lập, nộp hồ sơ, tài liệu về Lưu trữ Bộ.

Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài (gọi tắt là Cơ quan đại diện): tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ nộp về đơn vị có chức năng quản lý nhà nước thuộc Bộ Ngoại giao (để lập thành hồ sơ hoàn chỉnh và nộp về Lưu trữ Bộ); công hàm gốc đi và đến (trường hợp không có bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp), công điện gốc đi, hồ sơ trụ sở Cơ quan đại diện nộp trực tiếp về Lưu trữ Bộ.

Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ tối đa là một (01) năm, tính từ năm kết thúc công việc.

Cơ quan đại diện khi chấm dứt hoạt động phải nộp tất cả hồ sơ, tài liệu về Lưu trữ Bộ.

Trường hợp đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao có quyết định giải thể, phá sản hoặc tổ chức lại: Toàn bộ hồ sơ, tài liệu của đơn vị phải được thu thập, phân loại, xác định giá trị, thống kê theo phông lưu trữ của đơn vị đó, đảm bảo nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ. Khối tài liệu của những công việc đã giải quyết xong sẽ được thu nộp về Lưu trữ Bộ; khối tài liệu công việc chưa giải quyết xong sẽ bàn giao cho đơn vị được giao nhiệm vụ, tiếp tục theo dõi, giải quyết.

Thống kê và bảo quản tài liệu lưu trữ

Các đơn vị thuộc Bộ Ngoại giao và Cơ quan đại diện định kỳ hằng năm thống kê mục lục hồ sơ, tài liệu gửi Lưu trữ Bộ. Kỳ báo cáo thống kê được tính từ ngày 01 tháng 01 năm báo cáo đến ngày 31 tháng 12 năm báo cáo. Thời hạn báo cáo là trước ngày 15 tháng 02 năm sau của năm báo cáo.

Lưu trữ Bộ định kỳ hằng năm thực hiện báo cáo thống kê công tác lưu trữ của Bộ Ngoại giao gửi Vụ Tổ chức Cán bộ trước ngày 28 tháng 02 để tổng hợp báo cáo ngành nội vụ gửi Bộ Nội vụ trước ngày 15 tháng 03 năm sau của năm báo cáo.

Việc thực hiện báo cáo thống kê công tác lưu trữ của Bộ Ngoại giao; lập danh mục hồ sơ, tài liệu vĩnh viễn thuộc phạm vi quản lý, trừ tài liệu chứa bí mật nhà nước, hằng năm cập nhật báo cáo Bộ Nội vụ, thực hiện theo quy định của pháp luật về thống kê, pháp luật về lưu trữ và pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được bảo quản tại Lưu trữ Bộ phải bảo đảm các yêu cầu tối thiểu cần thiết để bảo quản, lưu giữ tài liệu được an toàn theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Sử dụng tài liệu lưu trữ

Hình thức sử dụng tài liệu gồm phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ và cấp bản sao, bản chứng thực lưu trữ tài liệu lưu trữ.

Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân khi tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ Ngoại giao là tuân thủ theo các quy định tại khoản 2 Điều 26 Luật Lưu trữ. Sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ theo đúng mục đích đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Gìn giữ, bảo vệ tài liệu, không làm hỏng, thất thoát tài liệu.

Đối với tài liệu lưu trữ có chứa bí mật nhà nước, việc tiếp cận và sử dụng thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Mời bạn đọc xem toàn văn dự thảo và góp ý tại đây.

Khánh Linh