"Giấy tờ tùy thân" trong hồ sơ yêu cầu công chứng là giấy tờ gì?

Tuy nhiên khi áp dụng thực hiện quy định về hồ sơ yêu cầu công chứng đã gặp những khó khăn do quy định chưa có cách hiểu rõ ràng, thống nhất. Tại điểm c, khoản 1 Điều 35, Điều 36 Luật Công chứng quy định một trong những giấy tờ cần nộp trong hồ sơ yêu cầu công chứng là "Bản sao giấy tờ tùy thân" nhưng không quy định cụ thể giấy tờ tùy thân bao gồm những loại giấy tờ nào, do vậy dẫn đến tình trạng áp dụng tùy tiện, không thống nhất các loại giấy tờ được cho là giấy tờ tùy thân giữa các tổ chức hành nghề công chứng, đã có tình trạng công chứng viên cho các giấy tờ như: Bằng lái xe, Thẻ hội viên, Giấy xác nhận nhân thân…cũng là giấy tờ tùy thân, dẫn đến cùng một vụ việc tổ chức hành nghề công chứng này thì làm được, tổ chức hành nghề công chứng khác thì từ chối vì không có giấy tờ tùy thân, gây hoài nghi cho người dân yêu cầu công chứng, và mất uy tín của các tổ chức hành nghề công chứng khác.

Giấy tờ tùy thân là giấy tờ gì?

Giấy tờ tùy thân là giấy tờ xác định đặc điểm và nhận dạng nhân thân của một con người. Trong hoạt động công chứng, giấy tờ tùy thân giúp công chứng viên xác định, nhận dạng đúng chủ thể tham gia Hợp đồng, giao dịch. Việc áp dụng thống nhất giấy tờ tùy thân là giấy tờ nào trong hoạt động công chứng có một ý nghĩa rất quan trọng, ngoài việc đảm bảo chính xác trong nhận dạng chủ thể tham gia Hợp đồng, giao dịch nó còn tránh được các công chứng viên áp dụng tùy tiện các loại giấy tờ khác được cho là giấy tờ tùy thân, góp phần làm giảm tính cạnh tranh không lành mạnh giữa các tổ chức hành nghề công chứng.

Trong hệ thống pháp luật Việt Nam, chưa có văn bản pháp luật nào quy định cụ thể giấy tờ tuy thân gồm những giấy tờ nào. Hiện chỉ có Nghị định số 05/2009/NĐ-CP ngày 03/02/1999 của Chính phủ về chứng minh nhân dân (CMND) khẳng định giấy CMND là một loại giấy tờ tùy thân. Ngoài ra theo khoản 3, điều 4 Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17/8/2007 của Chính phủ quy định về xuất nhập cảnh thì Hộ chiếu quốc gia được sử dụng thay thế CMND. Ngoài hai loại giấy tờ trên không còn loại giấy tờ nào khác được quy định trực tiếp là giấy tờ tùy thân.

Như vậy theo quy định của pháp luật hiện hành chỉ CMND và Hộ chiếu mới trực tiếp được coi là giấy tờ tùy thân.

Giấy tờ tùy thân hết hạn có được sử dụng?

Hộ chiếu được coi là hợp lệ nếu còn thời hạn sử dụng được quy định tại Điểm a, Khoản 2, Điều 4 Nghị định số 136/ 2007/NĐ-CP ngày 17/8/2007 của Chính phủ quy định về xuất nhập cảnh. Thời hạn của hộ chiếu được cơ bản được áp dụng thống nhất chung giữa các tổ chức hành nghề công chứng.

Riêng về thời hạn của CMND thì theo Điều 2 Nghị định số 05/1999/NĐ-CP ngày 03/02/1999 của Chính phủ về Chứng minh nhân dân và Khoản 4, Mục I Thông tư số 04/1999/TT-BCA(C13) ngày 29/4/1999 của Bộ Công an hướng dẫn một số quy định của Nghị định số 05 thì thời hạn sử dụng của CMND là 15 năm kể từ ngày cấp, nếu hết hạn thì phải làm thủ tục cấp lại. Quy định trên nhằm đảm bảo hình ảnh nhận dạng của một người chính xác nhất vì theo thời gian, tuổi tác hình ảnh có thể bị thay đổi, gây khó khăn cho việc nhận dạng.

Nhưng trên thực tế, để tạo điều kiện cho người yêu cầu công chứng, đa phần công chứng viên chứng chấp nhận CMND hết hạn sử dụng, bởi trên thực tế theo thói quen rất nhiều người dân sử dụng CMND hết hạn, hơn nữa họ cho rằng cái đích cuối cùng của công chứng là đảm bảo tính xác thực (đúng người), còn CMND hết hạn hay còn hạn thì vẫn là giấy tờ tùy thân, Luật Công chứng chỉ quy định nộp "bản sao giấy tờ tùy thân" mà không quy định giấy tờ tùy thân đó còn hạn sử dụng hay không, do vậy vẫn có thể chấp nhận được. Và một thực tế trong bối cảnh xã hội hóa hoạt động công chứng, nếu tổ chức hành nghề công chứng này không chấp nhận, thì tổ chức hành nghề công chứng khác vẫn chấp nhận. Tuy nhiên việc áp dụng này chưa đảm bảo chấp hành đúng với quy định của pháp luật, bởi CMND chỉ được coi là hợp pháp khi nó còn giá trị lưu hành và không trái với quy định của Nghị định số 05 của Chính phủ. Việc chứng nhận trong hoạt động công chứng chỉ được coi là xác thực khi nó có các căn cứ xác thực, và căn cứ xác thực thì phải dựa vào các quy định của pháp luật hiện hành.

Giấy xác nhận mất CMND của công an xã, phường, thị trấn và giấy hẹn cấp CMND có được coi là giấy tờ tùy thân?

Đối với những trường hợp người yêu cầu công chứng bị mất CMND hoặc trong thời gian chờ cấp đổi lại CMND, trên thực tế đã có công chứng viên chấp nhận đơn xin xác nhận mất CMND (có ảnh đóng dấu giáp lai) của công an xã, phường, thị trấn hoặc phiếu giấy hẹn cấp đổi lại CMND của cơ quan công an để làm giấy tờ tùy thân thay thế CMND. Tuy nhiên, cách làm này đặt trong quy định của pháp luật hiện hành là không hợp pháp, bởi CMND phải được tuân thủ theo đúng về đặc điểm của CMND được quy định tại điều 2 Nghị định số 05/2009/NĐ-CP ngày 03/02/1999 của Chính phủ về chứng minh nhân dân. Mặt khác Luật Công chứng quy định "giấy tờ tùy thân" có nghĩa là loại giấy tờ đó phải được quy định trong hệ thống pháp luật hiện hành chứ không phải loại giấy tờ xác nhận khác để thay thế.

Như vậy, căn cứ theo quy định của pháp luật, giấy tờ tùy thân phải là loại giấy tờ đáp ứng được các đặc điểm sau: Là loại giấy tờ được quy định trong hệ thống pháp luật; phải do cơ quan có thẩm quyền cấp; có thông tin về nhân thân; có dấu vết nhận dạng; còn thời hạn sử dụng và là loại giấy tờ giúp cho cá nhân có quyền lưu hành. Tuy nhiên để đảm bảo tính xác thực và hợp pháp của văn bản công chứng, Luật Công chứng cần có văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ, trong đó quy định cụ thể các giấy tờ nào là giấy tờ tùy thân tùy thân trong hoạt động công chứng, để đảm bảo tính thống nhất trong nghiệp vụ cũng như an toàn trong nghề nghiệp cho công chứng viên, tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người dân khi yêu cầu công chứng và làm giảm tính cạnh tranh không lành mạnh giữa các tổ chức hành nghề công chứng.

Phương Linh - Sở Tư pháp tỉnh Bắc Giang