Lấy nhiệm vụ làm gốc, xác định đúng nhu cầu biên chế

Chuẩn hóa từ chức năng, nhiệm vụ

Kết luận số 107-KL/TW ngày 17/10/2026 của Bộ Chính trị đặt ra yêu cầu hoàn thiện hệ thống vị trí việc làm gắn với xây dựng đội ngũ cán bộ và quản lý biên chế. Triển khai Kết luận, cùng các văn bản hướng dẫn của Ban Tổ chức Trung ương và chỉ đạo của Lãnh đạo Chính phủ, Bộ Nội vụ đã ban hành kế hoạch hướng dẫn cụ thể đối với các đơn vị thuộc, trực thuộc.

Quy trình được xây dựng trên nguyên tắc xuyên suốt là phải xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, gắn với công việc ổn định. Mỗi vị trí phải làm rõ 4 nội dung: Nội dung công việc; sản phẩm; người chịu trách nhiệm; năng lực cần thiết.

Ngạch, bậc, tiền lương hay số người hiện có không phải căn cứ để xác định vị trí việc làm. Nhu cầu nhân lực được tính toán theo khối lượng, tính chất công việc và điều kiện thực hiện. Kết quả xác định nhu cầu nhân lực là căn cứ xây dựng phương án biên chế, không tự động làm tăng biên chế được giao.

Để bảo đảm khả năng so sánh, đối chiếu, kỳ thống kê khối lượng và thời gian thực hiện công việc được thống nhất trong 12 tháng, từ ngày 1/10/2025 đến hết ngày 30/9/2026; số nhân lực hiện có được chốt tại ngày 30/9/2026.

Năm bước rà soát, xác định nhu cầu nhân lực

Bước 1 là rà soát, xây dựng danh mục nhiệm vụ. Các đơn vị đối chiếu danh mục nhiệm vụ gốc với chức năng, nhiệm vụ được cấp có thẩm quyền quy định để phân loại nhiệm vụ tiếp tục thực hiện, mới tiếp nhận, đã chuyển giao, cần bổ sung hoặc không còn thực hiện.

Mỗi nhiệm vụ phải có mã, tên, căn cứ, cấp thực hiện, vai trò của đơn vị và trạng thái cụ thể. Với nhiệm vụ chuyển giao hoặc mới tiếp nhận, cần xác định rõ đơn vị giao-nhận, thời điểm có hiệu lực và phần việc còn lại. Trách nhiệm chủ trì, phối hợp, quyết định hoặc xin ý kiến cấp trên cũng phải được làm rõ.

Việc rà soát đồng thời xác định mối liên hệ giữa những nhiệm vụ, công việc, phần việc tại Bộ, cấp tỉnh, cấp xã nhằm hình thành hệ thống nhiệm vụ liên thông giữa Trung ương - tỉnh - xã; những nhiệm vụ liên thông theo trục ngang giữa các Bộ, cơ quan ngang Bộ, giữa các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ.

Bước 2 là xác định công việc, công đoạn, sản phẩm và sự thay đổi do một số yếu tố tác động chính.

Trên cơ sở danh mục nhiệm vụ đã rà soát, xây dựng tại Bước 1, các đơn vị phân rã thành nhiều công việc; từng công việc có thể phân rã thành nhiều công đoạn chính, tiến tới xác định 01 công việc/công đoạn cụ thể do 01 vị trí việc làm đảm nhiệm.

Mỗi công việc, công đoạn chính được gắn mã, xác định vị trí đảm nhiệm, đơn vị phối hợp, thẩm quyền quyết định, số lượng sản phẩm và thời gian thực hiện thực tế.

Việc xác định thời gian phải căn cứ vào công sức cần thiết để tạo ra sản phẩm và thực hiện các phần việc liên quan, không lấy thời hạn giải quyết thủ tục hành chính làm thước đo thay thế. Mức độ phức tạp của sản phẩm được đối chiếu với danh mục ban hành theo Quyết định số 715/QĐ-BNV ngày 30/6/2026 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.

Đối với công việc/công đoạn thuộc chức năng, nhiệm vụ nhưng chưa phát sinh trong kỳ thống kê, đơn vị vẫn kê khai và xác định sản lượng giả định có căn cứ để tính nhu cầu nhân lực. Trường hợp công việc thay đổi do chuyển đổi số, thuê dịch vụ, đặt hàng, tự chủ hoặc xã hội hóa, các đơn vị phải xác định rõ phần việc, sản phẩm, thời gian và kinh phí.

Nguyên tắc đặt ra là chỉ điều chỉnh thời gian lao động khi có thay đổi thực tế, có thể kiểm chứng. Việc có phần mềm, thủ tục trực tuyến hoặc khả năng thuê dịch vụ chưa đủ căn cứ để giảm giờ công; chỉ giảm phần việc đã thực sự thay đổi hoặc chuyển giao hợp pháp, tránh tính hai lần.

Bước 3 là rà soát vị trí việc làm và nhân lực. Đối với từng vị trí việc làm, đối chiếu yêu cầu nhiệm vụ, năng lực chuyên môn, đơn vị đề xuất nhu cầu bố trí lại, điều chuyển, kiêm nhiệm, dùng chung; đồng thời, xác định rõ trạng thái của vị trí việc làm, gồm: Tiếp tục sử dụng; cần điều chỉnh, tích hợp; đề nghị sửa đổi toàn diện; đề nghị bổ sung vị trí việc làm mới; đề nghị bãi bỏ do không còn phù hợp.

Trên cơ sở danh mục vị trí việc làm tại đơn vị đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, đơn vị xác định phương pháp xác định nhu cầu nhân lực theo từng vị trí việc làm, như sau:

Phương pháp 1 là xác định theo cơ cấu, chức danh, định mức bố trí hoặc yêu cầu hiện diện được quy định; áp dụng đối với vị trí lãnh đạo, quản lý (bao gồm cả kiêm nhiệm), xác định số người phải bố trí theo cơ cấu, chức danh theo quy định, không mặc nhiên áp dụng số tối đa đối với cấp phó.

Phương pháp 2 là xác định theo khối lượng và thời gian lao động đo được; áp dụng để xác định nhu cầu nhân lực đối với vị trí việc làm chuyên môn, nghiệp vụ, hỗ trợ, phục vụ.

Phương pháp 3 là thẩm định theo sản phẩm, tiến độ, trách nhiệm và năng lực chuyên môn đối với công việc khó chuẩn hóa thời gian; áp dụng để xác định nhu cầu nhân lực đối với vị trí việc làm chuyên môn, nghiệp vụ tham mưu chiến lược đầu ngành hoặc công việc đặc thù đã được quy định cụ thể hoặc được cấp có thẩm quyền giao số lượng theo quy định.

Các đơn vị lập danh sách nhân lực, gắn mã nguồn lực (mỗi người có 01 mã; xác định theo đơn vị công tác hoặc quản lý chính trong trường hợp kiêm nhiệm), xác định loại nhân sự (công chức, viên chức, người lao động), vị trí đảm nhiệm và tỷ lệ % thời gian dành cho từng công việc. Đây là cơ sở đối chiếu giữa nhu cầu thực tế với nguồn lực hiện có, xác định khả năng phân bổ nhân lực phù hợp.

Bước 4 là kiểm tra, xác nhận và gửi kết quả. Người đứng đầu đơn vị xác nhận, chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Bộ về tính chính xác, đầy đủ của dữ liệu , báo cáo; gửi kết quả về Vụ Tổ chức cán bộ đúng tiến độ để tổng hợp, xây dựng báo cáo chung của Bộ Nội vụ . Kết quả báo cáo đã được xác nhận sẽ được kế thừa sử dụng cho kỳ báo cáo sau, chỉ cập nhật nội dung thay đổi hoặc được kiểm chứng bổ sung.

Bước 5 là tổng hợp kết quả. Trên cơ sở kết quả kê khai, báo cáo của các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ, Tổ công tác của Bộ, Vụ Tổ chức cán bộ tổng hợp theo Bộ biểu mẫu riêng, xây dựng báo cáo của Bộ theo yêu cầu, hướng dẫn của Ban Tổ chức Trung ương.

Trường hợp kiểm tra kết quả của các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ chưa bảo đảm yêu cầu, Tổ công tác của Bộ, Vụ Tổ chức cán bộ phối hợp với đơn vị để rà soát, kiểm tra, điều chỉnh dữ liệu để bảo đảm đáp ứng yêu cầu.

Tổ công tác của Bộ, Vụ Tổ chức cán bộ xây dựng phương án biên chế của Bộ theo từng năm trong giai đoạn 2027-2021 theo hướng dẫn của Ban Tổ chức Trung ương.

Sơn Hào