Quản lý hệ thống văn bản điện tử tại Bộ Công Thương

iMOIT nhằm phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành và hoạt động chuyên môn của Bộ. Ảnh VGP/Hoàng Diên

Quy chế này quy định về cách thức tổ chức, quản lý, khai thác, sử dụng Hệ thống văn bản điện tử Bộ Công Thương (iMOIT) nhằm phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành và hoạt động chuyên môn của Bộ.

Quy chế nhằm triển khai đồng bộ, thống nhất và sử dụng hiệu quả Hệ thống iMOIT trong Bộ Công Thương; theo dõi tiến độ xử lý văn bản và công việc; công khai và minh bạch hoạt động của lãnh đạo Bộ và các đơn vị trong Bộ; xây dựng cơ sở dữ liệu tiếp nhận, xử lý và luân chuyển văn bản liên thông qua môi trường mạng giữa các đơn vị trong Bộ và các cơ quan hành chính Nhà nước, làm cơ sở cho việc xây dựng Chính phủ điện tử của Bộ.

Bên cạnh đó, phát huy vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác cải cách hành chính, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước của Bộ Công Thương.

Quy chế nêu rõ, không được sử dụng Hệ thống iMOIT để trao đổi các thông tin mật của cơ quan, trao đổi công việc không thuộc nhiệm vụ của cơ quan và các nội dung khác trái với quy định. Văn bản điện tử trong Hệ thống iMOIT: văn bản quét (scan) từ bản giấy đã được ký và đóng dấu đỏ sẽ có giá trị tương đương với bản giấy được ký, đóng dấu và gửi theo đường công văn; văn bản được phép đưa lên Hệ thống iMOIT thực hiện đúng nguyên tắc các văn bản được cung cấp trên mạng theo quy định của pháp luật. Các chỉ đạo của lãnh đạo Bộ, lãnh đạo đơn vị phân công xử lý công việc qua Hệ thống iMOIT được xem là mệnh lệnh hành chính.

Theo Quy chế, các loại văn bản điện tử không được gửi, luân chuyển trên Hệ thống iMOIT bao gồm văn bản mật, tối mật, tuyệt mật; các đơn thư tố cáo; văn bản đi của Bộ thuộc diện hạn chế công bố theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Bộ. Tất cả các loại văn bản không thuộc quy định trên đều phải gửi, luân chuyển trên hệ thống iMOIT.

Quy chế cũng quy định quy trình ban hành văn bản đi, văn bản đến. Trong đó, toàn bộ quá trình phát hành văn bản đi đều xử lý trên môi trường điện tử, trừ khâu cuối cùng trình lên lãnh đạo Bộ dùng hồ sơ văn bản giấy (kèm các tài liệu kèm theo). Sau khi văn bản đi được người có thẩm quyền ký, đóng dấu theo quy định, văn thư sử dụng hệ thống iMOIT để phát hành văn bản điện tử đến nơi nhận (đối với các cá nhân và đơn vị thuộc Bộ) và lưu văn bản giấy trong hồ sơ gốc.

Hoàng Diên