Số hóa văn bản - bước phát triển mới trong công tác chỉ đạo, điều hành

Tạo nên một cung cách làm việc hiện đại hơn

Bà Nguyễn Thanh Thảo - Phó Giám đốc Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Báo chí và Tuyên truyền

Bà Nguyễn Thanh Thảo, Phó Giám đốc Trung tâm Thông tin khoa học thuộc Học viện Báo chí tuyên truyền cho rằng giải pháp số hóa tài liệu có hiệu quả thiết thực trong xây dựng cơ sở dữ liệu cấp quốc gia, cấp bộ và cấp tỉnh, thành phố.

Số hóa tài liệu giúp làm chủ được khối lượng thông tin với những ưu điểm như tránh mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn; giảm thời gian tìm kiếm tài liệu; có thể chỉnh sửa thông tin một cách dễ dàng; giúp quá trình truy xuất thông tin của người sử dụng trở nên nhanh chóng và dễ dàng; nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời; nâng cao tính bảo mật thông tin về quá trình xử lý công việc của người sử dụng và bảo vệ nguyên vẹn dữ liệu. Bên cạnh đó, tổng chi phí vận hành và quản lý thấp.

Với những ưu điểm hơn hẳn so với lưu trữ bằng bản cứng, bà Thảo khẳng định chủ trương thực hiện số hóa các văn bản trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ là một chủ trương đúng đắn, phù hợp với xu thế phát triển, góp phần phục vụ đắc lực công tác chỉ đạo điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ. Cách làm này sẽ giúp đẩy nhanh tiến độ công việc, giám sát được tiến độ xử lý, chất lượng xử lý công việc, công tác quản lý sẽ được thuận lợi. Khi bộ máy quản lý nhà nước hoạt động hiện đại, khoa học và hiệu quả sẽ đem lại những lợi ích rất thiết thực trong việc thúc đẩy sự phát triển của đất nước.

Ông Huỳnh Thế Sự, cán bộ Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Đắk Lắk

Theo ông Vũ Bá Vinh, Ủy viên Hội đồng thành viên Tổng công ty Lương thực miền Nam, đây là một chủ trương đúng, là hướng tất yếu trong xu thế phát triển gắn với công nghệ thông tin hiện nay. Điều kiện phát triển công nghệ thông tin của Việt Nam đã đủ và đảm bảo cho việc thực hiện chủ trương này. Qua đó, sẽ góp phần tăng tốc độ thông tin, thuận tiện trong khâu lưu trữ, xây dựng kho dữ liệu hành chính và góp phần tiết kiệm chung cho xã hội.

Bà Lê Thị Thu Thủy, cán bộ Văn phòng UBND tỉnh Quảng Nam

"Ở cơ quan của tôi, việc áp dụng công nghệ thông tin, số hóa các văn bản đã được triển khai và mang lại hiệu quả rất tốt. Các văn bản, công văn được trao đổi qua hệ thống mail của tỉnh: http://mail.daklak.gov.vn. Chính việc ứng dụng này đã giúp cho các cán bộ, công chức viên chức của tỉnh, cũng như cơ quan nắm bắt được các chỉ đạo, công văn của UBND tỉnh, cũng như của cơ quan, đơn vị mình. Bên cạnh đó, các cán bộ , công chức cũng có thể trao đổi công việc với nhau một cách nhanh chóng và hiệu quả", ông Huỳnh Thế Sự, cán bộ Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Đắk Lắk cho biết.

Theo Bà Lê Thị Thu Thủy, cán bộ Văn phòng UBND tỉnh Quảng Nam, việc thực hiện số hóa văn bản sẽ không gặp trở ngại vì điều kiện trang thiết bị công nghệ thông tin ở Văn phòng UBND các tỉnh, thành hiện nay cũng như trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức hoàn toàn đáp ứng được yêu cầu giải quyết công việc này.

Ông Phạm Giang Hải - nhân viên Công ty CP Hạ tầng và Bất động sản Việt Nam

Việc số hóa có thể thực hiện với một thao tác trên máy vi tính rất đơn giản, nhưng hiệu quả của nó lại rất cao, sẽ giúp cho những văn bản trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ có thể đến trong thời gian sớm nhất, đồng thời, công tác quản lý, xã hội hóa văn bản chính sách của nhà nước đến người dân cũng rất thuận lợi, hiệu quả, chính xác và nhanh chóng. Qua đó, các chủ trương, chính sách của Nhà nước được thực hiện một cách công khai, minh bạch, tạo điều kiện thuận lợi cho công dân, doanh nghiệp.

Ông Phạm Giang Hải, nhân viên Công ty CP Hạ tầng và Bất động sản Việt Nam cũng đồng tình rằng số hóa các văn bản trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ vẫn đảm bảo quy trình xử lý công việc, ra quyết định như hiện nay nhưng giúp lãnh đạo Chính phủ có thể đưa ra những quyết định quan trọng một cách nhanh chóng nhờ những công cụ tra cứu của hệ thống quản lý các văn bản, hồ sơ công việc đã qua số hóa phục vụ đắc lực cho công tác chỉ đạo điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.

"Số hóa văn bản thực tế đã được thực hiện ở một số nơi, một số cơ quan. Việc đính kèm file điện tử tuy chưa có giá trị về mặt pháp lý đối với file điện tử nhưng sẽ có một số ích lợi như thuận lợi cho công tác lưu trữ, tìm kiếm văn bản sau này khi có nhu cầu sử dụng. Đồng thời, số hóa văn bản cũng tạo nên một cung cách làm việc hiện đại hơn, định hướng cho việc áp dụng văn bản điện tử khi chữ ký điện tử và dấu điện tử được công nhận về mặt pháp lý và có giá trị lưu hành trong tương lai" - ông Lê Đình Nam, cán bộ Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam bày tỏ.

Con người là yếu tố quan trọng hàng đầu

Ông Nguyễn Văn Dũng, cán bộ Trung tâm Phiên dịch - Bộ Ngoại giao

Là một cán bộ công tác tại Trung tâm Phiên dịch – Bộ Ngoại giao, ông Nguyễn Văn Dũng thường xuyên sử dụng email để trao đổi công việc. Ông Dũng cho rằng, để số hóa văn bản thành công, cần làm tốt một số vấn đề như: Đầu tư cơ sở hạ tầng, trang thiết bị máy móc phù hợp; đào tạo chuyên môn cho những nhân lực quản lý, vận hành hệ thống trang thiết bị máy móc ấy; vấn đề an ninh, bảo mật cần được đặt lên hàng đầu.

Chia sẻ kinh nghiệm số hóa văn bản tại Viện Khoa học Việt Nam, ông Lê Đình Nam cho biết, để thực hiện tốt việc số hóa văn bản, công nghệ số hóa phải được hoàn thiện như cần trang bị các thiết bị chuyên dụng để tiến hành số hóa đảm bảo cả nghiệp vụ lưu trữ; cần trang bị các ứng dụng phần mềm, các ứng dụng tác nghiệp, các hệ thống quản lý hệ thống công văn, văn bản, hồ sơ công việc để lưu trữ; sử dụng phần mềm nhận dạng, bóc tách để có thể tra cứu, tìm kiếm được.

Ông Lê Đình Nam, cán bộ Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam

Tuy nhiên, theo ông Nam, khó khăn vướng mắc chủ yếu khi tiến hành số hóa văn bản chính là nhận thức của các cán bộ, nhân viên cơ quan về tầm quan trọng của việc áp dụng này. Do đó, để việc số hóa văn bản có hiệu quả, các cán bộ, công chức, viên chức phải được nâng cao nghiệp vụ khi sử dụng phần mềm quản lý công văn, quy trình xử lý công việc trên môi trường mạng, sử dụng công nghệ số hóa, bóc tách dữ liệu.

Ông Nguyễn Việt Tiệp, nhân viên Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Chi nhánh Tây Đô

Cùng quan điểm này, ông Nguyễn Việt Tiệp, nhân viên Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Chi nhánh Tây Đô cũng cho rằng, để thực hiện số hóa văn bản có hiệu quả, ngoài việc cần có sự đầu tư cơ sở kỹ thuật tốt thì yếu tố con người là hàng đầu. Vì vậy, cần làm tốt công tác tư tưởng để mọi người đều nhận thức và quyết tâm thực hiện, vì đây là một cách làm mới, khi áp dụng dễ có trục trặc, gây nản chí nhất là đối với những người làm trực tiếp.

Ông Vũ Bá Vinh, Ủy viên Hội đồng thành viên Tổng công ty Lương thực miền Nam đề nghị hoàn thiện khung pháp lý về chế độ văn bản số, có các hướng dẫn cụ thể để thống nhất trong việc thực hiện như địa chỉ gửi, nhận văn bản để dễ nhớ, dễ quản lý; có chế độ hồi báo khi nhận để tránh thất lạc văn bản, hoặc sai sót khi gửi qua mạng; thống nhất font chữ, bộ gõ để các chương trình đều đọc được. Ngoài ra, ông Vinh cũng nhấn mạnh việc cần quan tâm đến khâu an ninh mạng, tránh bị virus, spam làm nghẽn mạng, mất file.

Còn bà Trần Thị Thùy Linh, một công chức đề nghị Văn phòng Chính phủ hướng dẫn cụ thể việc thực hiện này, ví dụ như về thể thức file điện tử của hồ sơ trình đối với các trường hợp văn bản, tài liệu vừa do cơ quan trình phát hành vừa không do cơ quan trình phát hành...

Phòng Thông tin phản ánh của tổ chức, công dân