Ứng dụng phần mềm Văn phòng điện tử - eOffice

21/07/2011 08:25

Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong quản lý, điều hành đã trở thành nhu cầu cần thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước. Đặc biệt, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác cải cách thủ tục hành chính là giải pháp đột phá, mang lại hiệu quả rõ rệt trong các cơ quan quản lý hành chính nhà nước. Trong thời gian qua, nhận thức rõ điều này, năm 2007 Sở Thông tin và Truyền thông đã đưa phần mềm Văn phòng điện tử - eOffice vào quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp tại Sở và gặt hái được những thành công nhất định. Buổi đầu thực hiện, việc sử dụng văn phòng điện tử tại Sở chưa phát huy hết được chức năng của hệ thống. Tuy nhiên, với sự quyết tâm của Lãnh đạo Sở cũng như đội ngũ CBCCVC của Sở, phần mềm Văn phòng điện tử - eOffice đã được đưa vào sử dụng, khai thác một cách triệt để. Đến nay, tất cả các văn bản đến và đi của đơn vị đều đã được số hóa và lưu chuyển trên hệ thống mạng của cơ quan.

Với những thành công đã đạt được, Sở Thông tin và Truyền thông đã tham mưu UBND tỉnh triển khai phần mềm Văn phòng điện tử - eOffice cho các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố để hỗ trợ cho công tác chuyên môn và góp phần hiện đại hóa công tác cải cách hành chính. Đến nay, phần mềm Văn phòng điện tử - eOffice đã triển khai ứng dụng chính thức tại 10 đơn vị, 10 đơn vị đang sử dụng thử, phục vụ cho công tác quản lý hồ sơ công văn, điều hành và trao đổi thông tin trong nội bộ. Sở Thông tin và Truyền thông đang tiếp tục hỗ trợ để đưa vào sử dụng chính thức cho 10 đơn vị đang sử dụng thử; đồng thời đã có thông báo để các đơn vị còn lại chuẩn bị hạ tầng để cài đặt đưa vào sử dụng thử vào cuối năm.

Nếu như trước đây, tại hầu hết các cơ quan quản lý nhà nước, việc điều hành, quản lý, giải quyết công việc đều được thực hiện một cách thủ công: các văn bản đến được in sao và chuyển tay giữa các bộ phận, vừa tốn chi phí văn phòng phẩm, vừa mất thời gian… Phát huy tốt các tính năng của phần mềm thì nay các thao tác này từng bước hiện đại hóa, thực hiện trên máy; hệ thống văn bản được số hóa nên việc tìm kiếm các văn bản cũng dễ dàng hơn. Hơn thế, qua mạng Văn phòng điện tử, lãnh đạo cơ quan có thể xử lý văn bản, giao việc, theo dõi tiến độ thực hiện công việc đã giao cho nhân viên nhanh chóng, kịp thời mọi lúc, mọi nơi, ngay cả khi lãnh đạo đi công tác không có mặt tại cơ quan. Nhân viên có thể nắm được lịch công tác tuần của đơn vị và của lãnh đạo để chủ động sắp xếp công việc của mình, cập nhật các thông tin, các báo cáo qua hệ thống mạng như nội dung các cuộc họp, tham gia đóng góp ý kiến trong cuộc họp, cùng trao đổi thông tin giữa các thành viên để xử lý công việc tốt hơn…

Vấn đề quan trọng nhất hiện nay là các cơ quan, đơn vị và mỗi cán bộ, công chức, viên chức cần thay đổi lề lối, thói quen làm việc thủ công, chuyển sang sử dụng hệ thống công nghệ hiện đại, tuân thủ đúng qui trình của việc xử lý văn bản điện tử thì mới phát huy hết tác dụng của phần mềm. Qua đó có thể ứng dụng rộng rãi phần mềm này ở tất cả các cơ quan hành chính từ cấp tỉnh, cấp huyện đến các xã, phường, thị trấn, tạo cơ sở, tiền đề để tỉnh ta tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước góp phần hiện đại hóa công tác cải cách hành chính của tỉnh./.

Nguyễn Đình Thế