Bí quyết tránh rủi ro do lập hóa đơn sai thời điểm

Quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử

Điều 9 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP quy định thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với từng loại giao dịch.

Đối với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, trừ khoản đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ.

Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ, mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ tương ứng.

Quy định không phải lập hóa đơn khi nhận tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh hạn chế phát sinh thủ tục lập, điều chỉnh hóa đơn trong những trường hợp hợp đồng bị thay đổi hoặc hủy bỏ trước khi dịch vụ được cung cấp.

Quy định này cũng tạo điều kiện để doanh nghiệp theo dõi, hạch toán khoản tiền đặt cọc phù hợp với bản chất giao dịch, phân biệt với khoản tiền nhận trước để thanh toán dịch vụ.

Theo Điều 328 Bộ luật Dân sự, đặt cọc là việc một bên giao cho bên kia một khoản tiền hoặc tài sản có giá trị khác trong một thời hạn để bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng. Trường hợp hợp đồng được giao kết, thực hiện, tài sản đặt cọc được trả lại hoặc trừ vào nghĩa vụ thanh toán. Nếu một bên từ chối giao kết, thực hiện hợp đồng, việc xử lý tiền đặt cọc được thực hiện theo quy định pháp luật và thỏa thuận giữa các bên.

Như vậy, khoản tiền đặt cọc có mục đích bảo đảm thực hiện nghĩa vụ, không đồng nhất với khoản tiền trả trước để thanh toán dịch vụ. Việc xác định đúng bản chất khoản tiền là cơ sở để thực hiện quy định về hóa đơn, đồng thời ghi nhận và xử lý kế toán phù hợp.

Lưu ý đối với doanh nghiệp, hộ kinh doanh

Để hạn chế rủi ro trong thực hiện quy định về hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần phân biệt rõ tiền đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng với khoản tiền trả trước hoặc tạm ứng để thanh toán dịch vụ.

Theo khoản 2 Điều 9 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, ngoại lệ không phải lập hóa đơn tại thời điểm nhận tiền đặt cọc được quy định đối với hợp đồng cung cấp dịch vụ. Đối với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo nguyên tắc chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.

Đối với hợp đồng cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp nên thể hiện rõ thỏa thuận đặt cọc bằng văn bản, có thể lập riêng hoặc quy định trong hợp đồng. Nội dung cần xác định cụ thể mục đích khoản tiền nhằm bảo đảm thực hiện hợp đồng, điều kiện hoàn trả, khấu trừ hoặc xử lý tiền đặt cọc khi các bên thực hiện hoặc vi phạm nghĩa vụ.

Điều 37 Nghị định số 21/2021/NĐ-CP quy định, trường hợp một bên giao cho bên kia khoản tiền nhưng các bên không xác định rõ là tiền đặt cọc hay tiền trả trước thì số tiền đó được coi là tiền trả trước.

Do đó, doanh nghiệp cần bảo đảm sự thống nhất giữa nội dung hợp đồng, phiếu thu, chứng từ chuyển khoản và bản chất thực tế của giao dịch. Việc chỉ ghi tên khoản tiền là "đặt cọc" không thay thế yêu cầu xác định đúng mục đích và tính chất của khoản thanh toán.

Đối với các khoản thu trước để thanh toán dịch vụ, chẳng hạn thanh toán đợt đầu, ứng trước tiền dịch vụ hoặc tạm ứng chi phí cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền theo quy định, trừ trường hợp thuộc ngoại lệ được pháp luật cho phép.

Trường hợp khoản tiền được xác định là đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ theo Bộ luật Dân sự, doanh nghiệp chưa phải lập hóa đơn tại thời điểm nhận đặt cọc. Khi hợp đồng được thực hiện, khoản tiền được hoàn trả hoặc chuyển sang thanh toán dịch vụ, doanh nghiệp cần căn cứ thực tế giao dịch và quy định về thời điểm lập hóa đơn để xử lý phù hợp.

Trường hợp hợp đồng bị hủy bỏ, một bên vi phạm nghĩa vụ dẫn đến mất tiền đặt cọc hoặc phát sinh trách nhiệm hoàn trả, bồi thường, doanh nghiệp cần xử lý khoản tiền theo thỏa thuận và quy định của pháp luật dân sự; đồng thời xác định nghĩa vụ kế toán, thuế tương ứng.

Việc xác định không đúng bản chất khoản tiền nhận trước có thể dẫn đến hai tình huống: không lập hóa đơn khi đã phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn hoặc lập hóa đơn khi chưa đến thời điểm phải lập. Cả hai đều có thể làm phát sinh sai sót trong kê khai, quản lý thuế và xử lý hóa đơn.

Vì vậy, doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần rà soát kỹ thỏa thuận thanh toán, mục đích nhận tiền và chứng từ liên quan, bảo đảm việc lập hóa đơn phản ánh đúng bản chất giao dịch và thời điểm pháp luật quy định.