Mất giấy khai sinh có được cấp lại hay không?

Ảnh minh hoạ

Vì công việc cá nhân ông đang cần cấp lại được giấy khai sinh bản gốc hoặc bản sao. Ông Chất hỏi, trường hợp của tôi xin cấp lại được hay không? Nếu được thì thủ tục như thế nào và cấp chính quyền nào giải quyết.

Luật sư Trần Văn Toàn, Văn phòng luật sư Khánh Hưng - Đoàn luật sư Hà Nội trả lời ông Chất như sau:

Điều 46, Điều 47 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch quy định, việc sinh đã được đăng ký, nhưng sổ khai sinh và bản chính Giấy khai sinh đã bị mất hoặc hư hỏng không sử dụng được, thì được đăng ký lại.

Thẩm quyền đăng ký lại việc sinh thuộc UBND cấp xã, nơi đương sự cư trú hoặc nơi đã đăng ký việc sinh trước đây thực hiện việc đăng ký lại.

Theo quy định tại Điều 48 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP đã được sửa đổi, bổ sung tại khoản 13 Điều 1 Nghị định số 06/2012/NĐ-CP ngày 2/2/2012 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về hộ tịch, hôn nhân và gia đình và chứng thực, thì:

- Người có yêu cầu đăng ký lại việc sinh nộp Tờ khai (theo mẫu quy định) và xuất trình bản sao Giấy khai sinh đã cấp hợp lệ trước đây (nếu có); trong trường hợp không có bản sao Giấy khai sinh, thì đương sự phải tự cam đoan về việc đã đăng ký, nhưng Sổ đăng ký khai sinh không còn lưu được và chịu trách nhiệm về nội dung cam đoan.

- Sau khi nhận đủ giấy tờ hợp lệ, cán bộ Tư pháp hộ tịch ghi vào Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh. Chủ tịch UBND cấp xã ký và cấp cho người đi đăng ký một bản chính Giấy khai sinh. Các giấy tờ hộ tịch cũ liên quan đến sự kiện đăng ký lại việc sinh (nếu có) được thu hồi và lưu hồ sơ.

Trường hợp cần phải xác minh, thì thời hạn được kéo dài không quá 3 ngày.

- Khi đăng ký lại việc sinh, nếu người đi đăng ký lại xuất trình bản sao giấy tờ đã cấp hợp lệ trước đây, thì nội dung khai sinh được ghi theo nội dung của bản sao Giấy khai sinh đó.

Trường hợp không có bản sao Giấy khai sinh

Trường hợp đăng ký lại việc sinh cho người không có bản sao Giấy khai sinh đã cấp trước đây, nhưng đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân như: Sổ hộ khẩu, Giấy chứng minh nhân dân, học bạ, bằng tốt nghiệp, lý lịch cán bộ, lý lịch đảng viên, mà trong các hồ sơ giấy tờ đó đã có sự thống nhất về họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán, thì đăng ký đúng theo nội dung đó.

Trường hợp họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán trong các hồ sơ, giấy tờ nói trên của người đó không thống nhất thì đăng ký theo hồ sơ, giấy tờ được lập đầu tiên. Trong trường hợp địa danh đã có thay đổi, thì phần khai về quê quán được ghi theo địa danh hiện tại.

Phần khai về cha, mẹ trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh được ghi theo thời điểm đăng ký lại việc sinh. Riêng phần ghi về quốc tịch của cha, mẹ trong trường hợp cha, mẹ đã được thôi quốc tịch Việt Nam, đã nhập quốc tịch nước ngoài, thì quốc tịch của cha, mẹ vẫn phải ghi quốc tịch Việt Nam; Quốc tịch hiện tại của cha, mẹ được ghi chú vào Sổ đăng ký khai sinh và mặt sau của bản chính Giấy khai sinh.

Theo quy định tại điểm a, Điều 7 Thông tư số 01/2008/TT-BTP ngày 2/6/2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP, trong trường hợp UBND cấp xã không có căn cứ để xác định được đương sự đã đăng ký khai sinh, thì UBND cấp xã chỉ xác nhận về việc Sổ đăng ký khai sinh của năm đó không còn lưu trữ.

Trong trường hợp việc sinh trước đây được đăng ký tại UBND cấp huyện, thì do UBND cấp huyện xác nhận. Xác nhận về việc Sổ đăng ký khai sinh không còn lưu trữ được thay cho xác nhận đương sự đã đăng ký khai sinh.

Trường hợp ông Nguyễn Ngọc Chất bị mất Giấy khai sinh bản chính và cũng không còn lưu giữ bản sao. Trước tiên ông cần đến nơi đăng ký khai sinh trước đây đề nghị cấp bản sao Giấy khai sinh từ Sổ đăng ký khai sinh của năm 1957 (cấp bản sao từ sổ gốc). Nếu Sổ đăng ký khai sinh của năm đó không còn lưu trữ, thì ông phải tiến hành thủ tục đăng ký lại việc sinh .

Việc đăng ký lại việc sinh thực hiện tại UBND cấp xã nơi đăng ký khai sinh trước đây hoặc tại UBND cấp xã nơi ông Chất cư trú hiện nay.

Nếu trong Sổ đăng ký khai sinh tại nơi đăng ký khai sinh trước đây không còn lưu trữ, ông Chất cũng không có bản sao Giấy khai sinh đã cấp trước đây, thì có thể sử dụng hồ sơ, giấy tờ cá nhân như: Sổ hộ khẩu, Giấy chứng minh nhân dân, học bạ, bằng tốt nghiệp, lý lịch cán bộ, lý lịch đảng viên để làm căn cứ đăng ký lại.

Trường hợp đã có sự thống nhất về họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán, thì đăng ký đúng theo nội dung đó.

Trường hợp họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán trong các hồ sơ, giấy tờ nói trên của người đó không thống nhất thì đăng ký theo hồ sơ, giấy tờ được lập đầu tiên.

Như thông tin ông Chất cung cấp, sổ hộ khẩu, chứng minh nhân dân của ông đều thống nhất về họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh (Nguyễn Ngọc Chất, sinh ngày 13/5/1957); thống nhất về dân tộc; quốc tịch; quê quán, thì thông tin ghi trên Sổ hộ khẩu và chứng minh nhân dân là căn cứ để đăng ký lại giấy khai sinh cho ông.

Thực hiện đúng trình tự, thủ tục nêu trên, ông Chất sẽ được cấp mới Giấy khai sinh bản chính có đóng dấu “đăng ký lại”.

Luật sư Trần Văn Toàn

VPLS Khánh Hưng – Đoàn luật sư Hà Nội

* Thông tin chuyên mục có giá trị tham khảo với người đọc, không dùng làm tài liệu trong tố tụng pháp luật