Sở Tư pháp TPHCM trả lời về niêm yết văn bản khai nhận di sản

Ông Hồ Chí Lil (TPHCM) là công chứng viên tại Văn phòng Công chứng. Trong quá trình làm việc, giải quyết yêu cầu công chứng cho người yêu cầu công chứng, ông gặp phải một số vấn đề sau:

Việc xác nhận của UBND các xã/phường trên địa bàn TPHCM đối với việc niêm yết việc khai nhận hoặc thỏa thuận phân chia di sản thừa kế hiện không thống nhất cách xác nhận, không thống nhất nội dung xác nhận, cũng như cách thức tiến hành việc xác nhận. 

Cùng 1 vụ việc tiến hành niêm yết thì mỗi địa phương xác nhận 1 kiểu và nội dung khác nhau. Ông Hồ Chí Lil đề nghị cơ quan có thẩm quyền có hướng dẫn cách thức áp dụng cho thống nhất, tránh việc các tổ chức hành nghề công chứng phải đi lại nhiều lần để niêm yết vì lý do phải xác nhận đúng theo mẫu của UBND từng xã/phường.

Trong quá trình làm việc, để bảo đảm thuận tiện, giải quyết thủ tục công chứng nhanh chóng cho người dân, cùng như nhằm ngăn ngừa việc sử dụng các giấy tờ giả mạo trong hoạt động công chứng, có những trường hợp công chứng viên gọi điện thoại theo số điện thoại được công khai trên Cổng thông tin điện tử của các UBND xã/phường để xác minh đối với các giấy tờ, đặc biệt là Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có đúng do UBND xã/phường cấp hay không thì gặp khó khăn do không liên hệ được với một số UBND xã/phường, mà công chứng viên phải đến trực tiếp UBND xã/phường để xác minh. 

Do đó, ông Hồ Chí Lil đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét, hướng dẫn phối hợp, ứng dụng các hình thức xác minh thông qua công nghệ thông tin để việc giải quyết thủ tục cho người dân được kịp thời và nhanh chóng, hạn chế việc đi lại nhiều lần của người dân.

Về vấn đề này, Sở Tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh trả lời như sau:

Khoản 3 Điều 58 Luật Công chứng năm 2014 quy định: "3. Chính phủ quy định chi tiết thủ tục niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản".

Theo Điều 18 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng:

"1. Việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản phải được niêm yết trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày niêm yết. Việc niêm yết do tổ chức hành nghề công chứng thực hiện tại trụ sở của UBND cấp xã nơi thường trú cuối cùng của người để lại di sản; trường hợp không xác định được nơi thường trú cuối cùng thì niêm yết tại nơi tạm trú có thời hạn cuối cùng của người đó.

Trường hợp di sản gồm cả bất động sản và động sản hoặc di sản chỉ gồm có bất động sản thì việc niêm yết được thực hiện theo quy định tại Khoản này và tại UBND cấp xã nơi có bất động sản.

Trường hợp di sản chỉ gồm có động sản, nếu trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng và nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn cuối cùng của người để lại di sản không ở cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì tổ chức hành nghề công chứng có thể đề nghị UBND cấp xã nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn cuối cùng của người để lại di sản thực hiện việc niêm yết.

2. Nội dung niêm yết phải nêu rõ họ, tên của người để lại di sản; họ, tên của những người thỏa thuận phân chia hoặc khai nhận di sản thừa kế; quan hệ của những người thỏa thuận phân chia hoặc khai nhận di sản thừa kế với người để lại di sản thừa kế; danh mục di sản thừa kế. Bản niêm yết phải ghi rõ nếu có khiếu nại, tố cáo về việc bỏ sót, giấu giếm người được hưởng di sản thừa kế; bỏ sót người thừa kế; di sản thừa kế không thuộc quyền sở hữu, quyền sử dụng của người để lại di sản thì khiếu nại, tố cáo đó được gửi cho tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc niêm yết.

3. UBND cấp xã nơi niêm yết có trách nhiệm xác nhận việc niêm yết và bảo quản việc niêm yết trong thời hạn niêm yết".

Ngày 21/6/2018, Sở Tư pháp đã có Công văn số 5792/STP-BTTP gửi UBND quận, huyện quan tâm, chỉ đạo UBND xã, phường, thị trấn thực hiện tốt công tác phối hợp giữa tổ chức hành nghề công chứng và UBND xã, phường, thị trấn trong việc niêm yết thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản.

Qua rà soát, hiện nay, pháp luật không quy định chi tiết mẫu xác nhận việc niêm yết của UBND cấp xã theo quy định tại Khoản 3 Điều 18 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP của Chính phủ. Sở Tư pháp sẽ ghi nhận và lưu ý nội dung này khi góp ý hoàn thiện pháp luật về công chứng.

Về trình tự, thủ tục công chứng được quy định tại Luật Công chứng năm 2014, quy định pháp luật có liên quan và các văn bản hướng dẫn thi hành. Do đó, trong quá trình hành nghề công chứng, đề nghị ông Hồ Chí Lil thực hiện nghiêm quy định về quyền, nghĩa vụ của công chứng viên, trình tự, thủ tục công chứng.    

Về việc không liên lạc được qua số điện thoại công khai trên Cổng thông tin điện tử của các UBND xã, phường, thị trấn không thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Tư pháp. Do đó, đề nghị ông Hồ Chí Lil liên hệ phản ánh sự việc về UBND quận, huyện, TP. Thủ Đức hoặc Lãnh đạo UBND xã, phường, thị trấn để được giải quyết.

Chinhphu.vn