Khi nào phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành?

Cụ thể, ngày 16/12/2022 nhà cung cấp hóa đơn điện tử đã gửi đăng ký tờ khai TB01 sử dụng hóa đơn có mã cơ quan thuế cho công ty ông Văn. Nhưng do không nắm được thông tin nên kế toán công ty vẫn xuất hóa đơn theo Thông tư và gửi khách hàng từ đó đến hết ngày 30/3/2022. Vậy những hóa đơn đã xuất đó có được xem là hợp lệ khi các thông tư cũ vẫn chưa hết hiệu lực không? Nếu không hợp lệ thì công ty cần xử lý như thế nào?

Về vấn đề này, Cục Thuế Hà Nội trả lời như sau:

Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn, chứng từ:

Tại Điều 15 quy định về đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử:

"… Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định này…"

Căn cứ Nghị định 125/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn:

Tại Điều 4 quy định về hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp; sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ:

1. Sử dụng hóa đơn, chứng từ trong các trường hợp sau đây là hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp:

a) Hóa đơn, chứng từ giả;

b) Hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng;…"

Tại Điều 27 quy định về xử phạt hành vi vi phạm quy định về hủy, tiêu hủy hóa đơn

1. Phạt cảnh cáo đối với hành vi hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ.

2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Hủy không đúng quy định các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hóa đơn không còn giá trị sử dụng;

b) Không hủy các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, không còn giá trị sử dụng; không hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế đã hết hạn sử dụng;

c) Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này.

3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định;

b) Không hủy, không tiêu hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật;

c) Không hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai, sót;

d) Không hủy hóa đơn đặt in chưa phát hành nhưng không còn sử dụng theo quy định;

đ) Hủy, tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật;

e) Tiêu hủy hóa đơn không đúng các trường hợp phải tiêu hủy theo quy định.

4. Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc hủy, tiêu hủy hóa đơn đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2, điểm b, c, d khoản 3 Điều này.

Tại Điều 28 quy định về xử phạt đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn

1. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn quy định tại Điều 4 Nghị định này, trừ trường hợp được quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 16 và điểm d khoản 1 Điều 17 Nghị định này.

2. Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc hủy hóa đơn đã sử dụng".

Trường hợp Công ty ông Văn đã đăng ký sử dụng thành công hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có) theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Trường hợp Công ty vẫn tiếp tục sử dụng hóa đơn theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP thì sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo quy định tại Điều 27, Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Đề nghị ông Văn căn cứ tình hình thực tế, đối chiếu hàng hóa, dịch vụ do Công ty ông cung cấp và các quy định của pháp luật được trích dẫn nêu trên để thực hiện đúng theo quy định. Trong quá trình thực hiện nếu còn vướng mắc, đề nghị ông cung cấp hồ sơ liên quan đến vướng mắc và liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn cụ thể.

Mai Chi